プライバシーポリシーの書き方｜ホームページに載せる項目と確かめ方

プライバシーポリシーとは？

プライバシーポリシーとは、ホームページなどで受け取った個人情報を、何のために使い、どう管理し、問い合わせや開示の求めにどう応じるかを示した方針のことです。「個人情報保護方針」「個人情報の取扱いについて」といった名前で載せている会社もあります。

実は、個人情報保護法には「プライバシーポリシー」という言葉は出てきません。法律とガイドラインでは、利用目的の公表や、保有している個人データに関する事項を本人が知り得る状態に置くことなどが、項目ごとに示されています。プライバシーポリシーは、それらをまとめて1つのページで示す方法として、広く使われているものです。

この項目は、ガーディアンの無料のホームページ診断では、新・七つの大罪の「大罪-8 プライバシーポリシー」と、77's Check!! の「No.28 プライバシーポリシー」にあたります。どちらの診断でも、個人情報の扱い方を示したページがあるかを確かめる、同じ内容の項目です。ほかの診断項目の解説は、ホームページ診断の項目解説の一覧から読めます。

プライバシーポリシーに載せる主な項目

個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）では、利用目的の特定と公表、フォームなどで直接受け取るときの利用目的の明示、保有個人データに関する事項の公表などが示されています。ホームページのプライバシーポリシーでは、次の項目を載せるのが一般的です。

どの項目が自社に必要かは、受け取る情報の種類や使い方によって変わります。この記事は考え方と整え方をまとめたもので、法的な助言ではありません。自社の場合を確かめたいときは、個人情報保護委員会の案内や、顧問の専門家に相談してください。

プライバシーポリシーが整っていないと、何が起きるか

プライバシーポリシーが整っていないと、問い合わせフォームの前で、訪れた人が「この情報はどこへ行くのか」と迷い、送信をやめてしまうことがあります。名前や電話番号を入れてもらうフォームは、ホームページの中でも特に気を使ってもらう場所で、その手前に安心して入力できる材料があるかどうかが問われます。

法令の面でも、ガイドラインでは、ホームページのフォームのように本人が入力した情報を直接受け取る場合は、あらかじめ本人に利用目的を明示する必要があるとされています。明示の例として、自社のホームページ上に利用目的を示すことが挙げられ、送信ボタンを押す前に目に留まる配置が望ましいとされています。

使っている道具の規約にも関わります。Google アナリティクスの利用規約（第7条）が、利用するサイトの運営者に求めているのは、プライバシーポリシーを公開し、Cookie などデータの収集に使われる技術の使用について通知することです。アクセス解析を入れているのにポリシーに書かれていない、という状態は、こうした規約と合わなくなるおそれがあります。

この項目は、ページがあれば終わり、ではない点にも注意が要ります。ページがあっても、利用目的が抽象的すぎる、会社の住所が古い、使っている道具が書かれていない、といった食い違いがあると、本来の役目を果たせません。

自社のホームページで確かめる方法

プライバシーポリシーは、ページがあるか、フォームから読めるか、中身が今の会社と合っているか、の3つの順で確かめられます。どれもスマホとパソコンだけでできます。

1. フッターにリンクがあるかを見る
   トップページとそれ以外のページを開き、いちばん下（フッター）に「プライバシーポリシー」「個人情報保護方針」などのリンクがあるかを見てください。ガイドラインでは、ホームページで公表する場合の例として、トップページから1回程度の操作で到達できる場所への掲載が挙げられています。
2. 問い合わせフォームの送信ボタンの近くを見る
   問い合わせや資料請求のフォームを開き、送信ボタンを押す前に、利用目的やプライバシーポリシーへのリンクが目に入るかを確かめます。同意のチェック欄を置いている場合は、そこからポリシーを開けるかも見ます。
3. 利用目的を読む
   プライバシーポリシーの利用目的が、「事業活動に用いるため」のような抽象的な書き方になっていないかを見ます。問い合わせへの回答、資料の送付、サービスの案内など、実際に使っている目的が書かれているかを確かめます。
4. 会社の情報と窓口を見る
   会社の名前・住所・代表者の氏名、個人情報についての問い合わせ窓口が、今の会社の情報と合っているかを見ます。移転や代表の交代のあとは、古い情報が残っていないかに注意します。
5. 使っている道具と見比べる
   アクセス解析（Google アナリティクスなど）、広告の計測、チャット、予約システムなど、ホームページに入れている道具を書き出し、ポリシーに書かれているかを見比べます。どの道具が入っているかは、制作会社に一覧を出してもらうと確実です。

まとめて確かめたい場合は、無料診断で20項目を一度に確かめられます。プライバシーポリシーのほかに、会社名明記やスマホ対応など、ホームページの基本となる項目をあわせて確かめられます。

プライバシーポリシーで起きやすい食い違い

プライバシーポリシーで起きやすい食い違いは、大きく分けて4つあります。多くは、雛形をもとに作ったあと、会社やホームページの変化に合わせて見直す機会がなかったことによるもので、作り方の良し悪しというより、更新の担当が決まっていないことから起きます。

利用目的が抽象的なままになっている

雛形にある「当社の事業活動に利用するため」「サービス向上のため」といった書き方のままになっているものです。ガイドラインでは、「事業活動に用いるため」「マーケティング活動に用いるため」のような書き方や、単に「お客様のサービスの向上」とするだけでは、できる限り具体的に特定したことにはならないとされています。問い合わせへの回答、資料の送付、新しいサービスの案内など、実際の使い道を書きます。

安全管理の措置が「ガイドラインに沿って実施」だけになっている

安全管理の措置の欄が、「法令とガイドラインに沿って適切に管理します」の一文だけになっているものです。ガイドラインでは、そうした記載だけでは適切ではないとされています。一方で、アクセスできる範囲や認証の方法など、公開すると安全管理に支障が出るおそれがある細かな内容まで書く必要はないとされています。基本方針、社内の規程、責任者の設置や研修、入退室やアクセスの管理といった、措置の分類ごとに概要を書くのが目安です。

フォームから離れた場所にしかない

プライバシーポリシーのページはあっても、フッターの小さな文字のリンクだけで、問い合わせフォームの近くには何もない作りです。フォームに入力する人は、そのときに使い道を知りたいと考えます。送信ボタンの手前に利用目的の要点やポリシーへのリンクがないと、確かめる手間がかかり、迷いが生まれます。

使っている道具や会社の情報が古い

あとから入れたアクセス解析や広告の計測、チャット、予約システムがポリシーに書かれていない、会社の住所や代表者の氏名が移転・交代の前のまま、といったものです。ホームページに入れる道具は、担当者や制作会社が増やしていくことが多く、ポリシーの更新が後回しになりがちです。

プライバシーポリシーの書き方と整え方（対策は3つ）

プライバシーポリシーは、自社の実態を書き出してから中身を整え、フォームとつなぎ、変わるたびに見直す手順を持つことで整えられます。一から書き起こさなくても、雛形をもとに自社の内容へ書き換えれば十分なことも多くあります。対策は、自社でできること、制作会社に頼むこと、仕組みで保つことの3つです。

対策1：自社の個人情報の流れを書き出し、ポリシーの中身を整える

最初にすることは、ホームページで受け取っている個人情報と、その使い道を書き出すことです。表の形は「受け取る場所（フォームの名前）／受け取る情報／使い道／保管する場所／ほかの会社に渡すか」がおすすめです。問い合わせ、資料請求、採用の応募など、フォームごとに分けて書くと漏れにくくなります。

表ができたら、プライバシーポリシーの利用目的を、表の「使い道」に合わせて書き直しましょう。たとえば「お問い合わせへの回答のため」「ご請求いただいた資料の送付のため」「当社のサービスのご案内をお送りするため」のように、何に使うかが読み手に分かる書き方にします。あわせて、会社の名前・住所・代表者の氏名、安全管理の措置の概要、開示などの求めへの手続、問い合わせ窓口を、今の会社の情報で書きます。

目安として、表づくりと書き直しは、担当者1人で2〜3時間ほどです。自社で行えば費用はかかりません。最後に、必要に応じて顧問の専門家に目を通してもらうと安心です。

対策2：フォームとのつなぎ方と、使っている道具の一覧を制作会社に頼む

フォームの作りと、ホームページに入っている道具の確認は、制作会社に頼みます。頼むことは主に3つあります。

1つ目は、問い合わせなどのフォームの送信ボタンの手前に、利用目的の要点とプライバシーポリシーへのリンクを置いてもらうことです。ガイドラインでは、送信ボタンを押す前に目に留まる配置が望ましいとされています。同意のチェック欄を置く場合は、そこからポリシーを開けるようにしてもらうと親切です。2つ目に、全ページのフッターにプライバシーポリシーへのリンクを置き、トップページから1回の操作でたどり着けるようにしてもらいます。

3つ目は、ホームページに入っているアクセス解析、広告の計測、チャットなどの道具の一覧を出してもらうことです。一覧をもとに、ポリシーのアクセス解析・Cookie の項目を書き直します。なお、利用者の端末から外部に情報を送る仕組みについては、電気通信事業法の外部送信規律（2023年6月16日施行）もあります。対象になるかは事業やサービスの内容で決まるため、総務省の案内で確かめてください。

費用と手間は、ホームページの作りによって変わります。フォームの文言やフッターのリンクを管理画面から変えられる仕組みなら、作業は小さく済むこともあります。まずは今の作りを確かめてもらい、作業の範囲と費用を相談するのが確実です。

対策3：道具や会社の情報が変わるときに、ポリシーも一緒に見直す

一度整えても、新しい道具を入れたり、会社の情報が変わったりすると、ポリシーとの食い違いが戻ります。食い違いを防ぐポイントは3つです。

1つ目は、ホームページに新しいフォームや道具を入れるときは、ポリシーの見直しも一緒に行うことを社内の手順に入れることです。制作会社に頼むときの依頼文にも、この一文を入れておくと確実です。2つ目に、移転や代表の交代のときは、会社概要と一緒にポリシーの会社の情報も直します。3つ目は、年に1回など決まった時期に、対策1の表と使っている道具の一覧を見直し、ポリシーの更新日を新しくすることです。

制作会社に頼むときの伝え方

制作会社に頼むときは、対策1で書き出した個人情報の流れの表を添えて、「どのフォームに、何を表示したいか」と「入っている道具の一覧がほしい」の2つを伝えると、確認が一度で済みます。ポリシーとフォームのずれは、ホームページに機能を足していく中で、更新の担当が決まっていなかったために起きやすいだけなので、頼めば直せる部分です。誰が悪いかではなく、これから一緒に見直す手順を決めることを優先しましょう。

そのまま使える依頼文の例です。

あわせて、次の点を確かめてもらうと、作業の範囲と費用の見通しが立ちます。

• ホームページにあるフォームの一覧と、それぞれの送信先・保管先
• 各フォームの送信ボタンの手前に、利用目的やポリシーへのリンクを置けるか
• 全ページのフッターに、プライバシーポリシーへのリンクがあるか
• 入っているアクセス解析・広告の計測・チャットなどの道具と、それぞれが集める情報
• フォームやフッターの文言を、管理画面から自社で変えられるか

プライバシーポリシーとあわせて確かめたい項目

プライバシーポリシーは、訪れた人に「この会社なら安心して問い合わせられる」と感じてもらう項目（会社信用力）の1つです。運営元を示す情報や、入力した情報を守る仕組みに関わる、次の項目もあわせて確かめておくと、改善の効果を確かめやすくなります。

• 会社名明記：運営している会社の正式な名前が、どのページからでも見つかるか。プライバシーポリシーに書く会社の情報と、同じ表記にそろえます。
• TLS（SSL）証明書の有効期限：フォームに入力した情報を守る通信の証明書が切れていないか。
• Cookie の同意表示：アクセス解析などのために情報を集めるとき、訪れた人に知らせる表示があるか。
• 利用規約・免責事項：ホームページの利用のルールや、掲載情報についての断り書きが書かれているか。

診断の項目ごとの解説は、ホームページ診断の項目解説の一覧から読めます。

よくある質問

まとめ

• プライバシーポリシーとは、受け取った個人情報を何のために使い、どう管理し、問い合わせにどう応じるかを示した方針です。
• ガイドラインでは、利用目的をできる限り具体的に決めて公表すること、フォームで受け取るときはあらかじめ利用目的を示すことなどが示されています。
• 事業者の名称と住所、利用目的、安全管理の措置、開示などの手続、問い合わせ窓口、使っている道具を載せるのが一般的です。
• フッターのリンク、フォームの送信ボタンの手前、ポリシーの中身の3つを見て確かめます。
• 中身は自社で実態に合わせ、フォームとのつなぎ方と道具の一覧は制作会社に頼み、変わるときに一緒に見直す手順で保ちます。

プライバシーポリシーは、作ったあとの見直しが後回しになりやすい項目です。中小企業のホームページを制作し、公開後の運用と改善まで支える株式会社ガーディアンでは、プライバシーポリシーを含むホームページの基本の項目を確かめる無料のホームページ診断を用意しています。