株式会社ガーディアンの秘書とは?~1日をご紹介~

date_range 2024/02/17
人事ブログ
谷口 かなこ
株式会社ガーディアン秘書募集

みなさん、こんにちは。
株式会社ガーディアン 社長秘書の谷口と申します。


私は普段、大阪の本町にあるガーディアン大阪事業所で秘書として出社勤務していますが、
今回は主に東京での秘書業務に興味を持っていただいた方向けに、

株式会社ガーディアンの秘書とは?という事で、イメージしていただけやすいように、

毎日のルーティンや秘書業務内容をご紹介させていただきます。


秘書業務概要のご紹介ですが、ガーディアンズとしての業務姿勢に共通する事も多くある為、

東京での秘書検討中以外の方にも是非お読みいただければと思います。
秘書募集中ですが、採用基準は業界・業種共に経験問わず、未経験者でもご応募いただけます。


かく言う私も、業界としては未経験だったため、

最初は各部署の業務内容がちんぷんかんぷんでしたが、日々秘書業務以外の学びも得ています。
また、業界未経験・業種未経験で不安がある方でも充実のサポート体制があります。


興味はあるけど未経験で不安という方は、具体的に必要なスキルもご確認いただけます。
今の時点では不足していても、福利厚生含めサポートする体制が充実していますので、その点で心配は無用です。

採用時のネックにはなりません!


ガーディアンには勤務地が東京かを問わず資格制度もある為、

自分の成長が分かりモチベーションアップにも繋がると思います。


金額だけでも驚きだと思いますが、相当珍しい…

言葉を選ばず言うと驚き・あり得ない手厚い福利厚生の資格制度ですので、是非詳細ご確認下さい。

未経験者には非常にありがたい福利厚生となっております。


その他にもガーディアンには多くの福利厚生があります。前職や他社の福利厚生と見比べてみて下さい。
各項目を見ただけではなかなかガーディアンの充実の福利厚生を理解できないかも知れません。
以下「ガーディアンの充実の福利厚生」からじっくり読む事をお薦めします!


ガーディアンの充実の福利厚生



目次

【秘書業務について】


社長秘書とは切っても切り離せない、気になること…それは正に、その株式会社ガーディアンの社長、青山裕一とは?
ここで秘書一人の目線で熱く述べてもなかなか伝わり辛いと思いますので、

ガーディアンズからのメンバーコメントからイメージを膨らませて下さい。


メンバーコメントから全て理解する事は当然出来ませんので悪しからず…
経営理念、ビジョンが深く土台として強固なものなのです。
ただ、確実に興味が湧いてくると思います!
人間力が深いです。

以下「社長青山のメンバーページはこちら」からご確認下さい。

(メンバーページで東京採用者をご覧いただくのも更にお薦めです。

また未経験から採用され、活躍中のメンバーが全国に多くいます)


社長青山のメンバーページはこちら



なんとなくのイメージをしていただいたところで改めて、まず弊社の社長は、年間移動距離が尋常ではありません。

ガーディアンの本社は東京ですが、
言葉通り北は北海道から南は沖縄まで、1年で地球3.5周分位の移動距離になります。
東京ドーム〇個分でもよく分からない私からすると地球規模は…という感じですが、

超絶すごい距離だという事は想像に易いのではないでしょうか。


つまりそれに付随対応する秘書業務となります。
基本的に同行秘書業務ではありませんので、東京秘書にご応募いただいた方は東京勤務ですが、ウキウキしますね!


秘書経験者の方はイメージしやすいと思いますが、
秘書業務ほど会社により、付く上司により、業務内容が異なる職種はないのではないかと思っています。
そういう意味でも秘書は非常に面白みのあるお仕事だと思っています。
それでは初回という事で、

イメージを持っていただきやすい様に秘書業務の1日の流れをご紹介させていただきます。

【1日の流れ】

【準備タイム】

社長に当日のスケジュール予定を提出して秘書としての私の1日が始まります。


・9:00の始業前

前日の終業後に発生した秘書タスクの確認と整理、当日の業務の準備を行います。
秘書に限らずですが、事前の段取りでその日が決まると言っても過言ではありません。


その為、電車遅延で始業ギリギリに会社到着になった日はその日一日何となく揮いません。
気持ちの切り替えはしていますが、ここは今後の課題ですね。


ちなみに私は自分の性格的にもかなり余裕を持った行動をしがちですが、社長は結構ギリギリです。
ギリギリと言っても、よくあるギリギリではありません。
分刻みに時間を制している為、傍目にはギリギリに見えるだけです。
ミーティングに出席いただくのを待っている場合等、最初は驚かれると思います。
私も未だにドキドキする時があります。



・9:00始業時間/全体朝礼
オンライン(ZOOM)で遠隔地関係なく、朝の挨拶~18訓の唱和~共有事項の確認等を行います。
全員覇気を持って18訓の唱和でやる気が集まるタイミングで、好きな時間です。

また、秘書としての全社への共有も行います。

限られた時間のため、いかに漏れなく分かりやすく、端的に伝えるかにかかっています。


・9:30首脳陣ミーティング
あらゆる経営意思決定が行われる重要なミーティングです。
毎回緊張感がすごいです。
その分学ぶ事も多く、非常に貴重な機会です。
こればかりはガーディアンズ多しと言えど、経験できるのは首脳陣を除くと秘書のみではないでしょうか。


・ミーティング終了後即時、議事録の作成

特に未経験者の方で、キーボード操作が遅い等苦手意識がある方でもすぐ慣れます。
何より、AIの進歩が著しい為、苦手な部分はツールでカバーしながら得意を伸ばしていけば問題ありません。

ガーディアンの福利厚生を利用して資格取得するのも良いですよね。


ただ、個人的にはAI議事録を超える議事録の質とスピードを目指しています。
何事も昨日より今日、今日より明日、少しでも改善精神ですね。


☛その他並行して
・メールのチェック
主に社外の方とのご連絡時に使用します。
計画有給休暇希望や、やはりどれだけ気を付けていても急な体調不良等あると思います。
ガーディアンではグループメールアドレスを使用している為、属人化する事なく業務を遂行する事が可能です。


・LINE WORKSのチェック
LINE WORKS未経験の方でも、ほぼLINEと思っていただいて大丈夫です。
今ではほとんどの社会人がLINEを通常のコミュニケーションツールとして活用していると思いますが、

ガーディアンでも、会社のコミュニケーションツールとして大活躍です。
蛇足ですが、ガーディアンズが反応する時に押すスタンプで各々の個性が垣間見えてなかなか面白いです。


・その他ミーティング
必要に応じて社外ミーティングへの同席と議事録作成(オンライン)


・秘書業務

マンスリー・ウィークリー・デイリーでの秘書ルーティンは落とさず確実に、

急遽発生したタスクは丁寧に過去事例の学びから対応できる様に気を付けています。
そのためにも日々の情報の整理整頓は必須です。
記憶力に自信がなくても社内の情報検索で6割は対応可能です。
2割は相手本位に真心を込める気持ちで対応すれば大丈夫です。
残り2割は、その時は出来なかったり間違ったりしても、

経験と知識の蓄積が智慧となり確実に自分の血肉になっていきます。


社長への報連相及び社内外への共有に関しては、都度質の過不足がないように、

時間のロスがないように最新の注意を払って行います。
ただ固くなり過ぎず、心も届ける気持ちで業務を行っています。



【お昼休憩】


・お昼休憩
待ちに待ったお昼休憩です。
朝から脳みそをフル回転させると意外とお腹が減ります。
お腹が減るのは元気な証拠ですので、好ましい空腹感です。


「+15分」とは?
リモート勤務は対象外で、出社勤務の場合に限りますが、1時間を超える15分は勤務時間に含めることが可能です!
『私用で銀行に行く必要がある、ちょっと遠いランチのお店を開拓したい』等々、15分って結構大きいですよね。


東京本社は京橋、大阪は本町…と、立地が良い為、美味しいご飯屋さんも多い為、毎日楽しみです。
社内の写真共有グループで各事業所のランチ風景を見るのも密かな楽しみで、

その日の自分のメニューに大いに影響しています。


【午後~】


お昼休憩中に発生したタスクを確認の後、基本的に午前中と同様のルーティン対応をしています。
スケジュールによってミーティング同席があります。
また、ガーディアンでは業務時間内に勉強会が実施される事も多く、学びの場となっています。


【夕方~】
・翌日のスケジュール出し


・部署夕礼


ガーディアンは『朝令暮改々』の為、方針ややる事の軌道修正が多くあります。
スケジュールが変更になることもある為、直前まで翌日のスケジュールをしっかり確認します。


情報の取捨選択は難しいですが、

極力社長の立場・各部署の立場・お客様の立場に立ち、必要な情報をお渡しできるように注意しています。
自部署以外の部署の情報・知識がなくても問題ありません。
誰にでも聞ける環境です。寧ろ聞きまくって疑問のない状態で集約する事ができます。
部署の垣根なく連携していく気持ちです。


また、夕方近くになると、当日夜の会食場所の手配が必要になる場合も多くあります。
会食場所の手配はどこの会社でも比較的よくある事だとは思いますが、

グルメ社長(と勝手に呼んでいる)なので、人気店・予約困難店・知る人ぞ知るなどなど多種多様です。



【17:30~18:00退勤】
・翌日の業務の整理と準備の上、17:30~18:00に退勤


またもや「~」と書かれると驚かれると思いますが、就業規則上の終業時間は18:00です。
ただ、17:30に業務が完了している場合は、自由裁量として17:30退勤が可能です。
例に漏れず私も毎日17:30退勤へ向け集中し、日々業務の生産性向上に取り組んでいます。


毎日、きっちり片付け・翌日の準備の上、達成感に溢れて爽やかに退勤!を目指していますが、

当然毎日がその状態ではありません…。
出来なかった日は帰りの電車で反省。その後、翌日に活かします。
自分の知識・実力不足で出来なかった事は少しずつでも改善・成長し、

自覚と意識の問題だった事は即時で変えていくことができると思っています。


ガーディアンでは「ミス上等。チャレンジの証拠」と、

ミスをしてもいいからチャレンジしなさいという社風です。

チャレンジしてミスした時も勿論反省は必要ですが、

やれば良かった系の反省はしない様に気を付けています。


ガーディアンで実際に業務をしていれば全員知っている事ですが、

知っていながら害をなすという状態が一番よくありません。


そもそもの話として、新卒採用以外で経験不問という会社はなかなかないのではないでしょうか。
少なくとも私が過去に条件検索したところでは1社もありませんでした。

株式会社ガーディアンの秘書募集

ちょっと知っている会社と違うかもしれないと思っていただいた方、
面白そうだと興味を持っていただいた方、
何よりも、今は経験も知識も少ないが、やる気はある!チャレンジしたい!という方、

今すぐエントリーフォームにアクセスを!


【エントリーフォームはこちら】



その前に改めてじっくり募集要項を確認される場合は以下からどうぞ!


再三となりますが、今の時点で未経験だから出来ない・分からないPC操作やツールがあっても全く問題ありません。

採用時の障害にはなりません。

募集要項内に不明な単語があっても、
エントリー前にGoogle先生で検索してもらえればすぐに答えが出て来る範囲です。
実際にマスターするのも基礎的な事がほとんどのため、採用が決まってからの勉強でも同じく全く問題ありません。
悩んでいる間に検索して出来る様になりましょう。
チャレンジはすでに始まっています。

採用が決まり、実際の入社後には充実の福利厚生を活用して資格取得からできることが増えていきます。
何よりPCに詳しくなると出来る事が広がり楽しいです。一緒に学んでいきましょう。



【募集職種】
IT企業社長の第二秘書(東京)の募集要項はこちら


【職務内容】
社長のスケジュール管理と調整
会議の準備と議事録の作成
書類の整理と管理
社内外のコミュニケーション調整
その他、社長の業務サポート全般


【求める人物像】

WEB業界、実務未経験OK
スキルよりも、信頼性・人柄重視の採用です
成長意欲のある方のみ、採用します!


[業務上使用することが多いツール]
・Googleスプレッドシート
・Microsoft Excel
・Microsoft Word
・Microsoft PowerPoint
・Zoom、Google Meetなどオンラインミーティングツール
・Gmail
・LINE WORKS(LINEとほぼ同じ操作)


[業務上行うことが多いPC操作]

・コピー&ペースト
・ドラッグ&ドロップ
・メール作成、送信(ファイル添付)
・資料のPDF化
・複数のファイルを纏めてZIPファイル化
・ZIPファイル内の解凍、資料の格納
・オンラインストレージでのファイル送受信
・操作履歴の検索
・検索エンジンでの検索(情報調査)
・プリンターの印刷設定
・ブラウザの各種設定変更(例:最新にバージョンアップ)
その他の業種に関しても絶賛募集中です。


https://guardian.jpn.com/recruit/



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