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Q：管理執行部　岡部さん

マスト業務に追われるとルーティン業務を後回しにしてしまい、 タスクの抜け漏れを自分から作り出しているという状況です。マストもルーティンどちらも完遂し続けるために、まずはマストから着手してその後、ルーティン業務に取り掛かる順番で取り組むようにしておりますが、うまくいかないので改善策を教えていただきたいです。

青山answer:

僕が若い頃駆け出しの頃やってたことを教えますね。ノートの上半分にマストを小さいポストイットに書いて貼ります。ルーティンは小さく小さくプリントアウトして、項目を書いて糊で貼ります。そのルーティンはルーティン 化できているので、必ず工数が分かっているわけよね。つまり、何時間あったら出来る、何分あったら出来るというのが分かっています。例えば、今日は8時間仕事をしようと決めたなら、ルーティンで2時間取られることが最初に確定してるわけですよ。つまり、マストに最大かけられる時間は６時間となります。その6時間で出来るマストに設定が出来ているか、出来ていないかでもう勝負は決まっています。僕はマストができたら、ポストイットを剥がしていきます。そして必ず、紙に貼ってあるルーティンをこなしたらチェックをしていました。チェックして終わりではなくて、チェックをしたら残工数を書いていました。ルーティンが4つあるとしよう。1個30分かかる。つまり、私のルーティンは、4つあって2時間です。2個チェックしたら残り1時間ですね。ということを常に意識しながらマストをやっていました。そうすると必ず全部 できるのですよ。 計算ができるのは ルーティンのみ。マストは挑む系の業務だから計算はできないです。だから計算できる、確定されてるものを確実にしておくことで、設計段階で、残り6時間でこのマストが本当にできるか、もしくは6時間でやらなきゃいけないんだという段取りに時間を使えるかどうか、その日から頑張ったって多分アウトです。