必殺122｜どうしても時間がかかってしまう議事録作成のコツ

Q：加藤かのんさん

私が質問したいことは議事録作成のコツです。

少しずつ議事録作成のスピードが上がってきたと自分では思っているのですが、4人以上のミーティングで話題が行ったり来たりとかってなってしまうと打つのにすごく必死になってしまってまとまりのない議事録になってしまい、後々すごく時間がかかってしまっています。何か議事録作成のコツがあるのかを教えていただきたいです。

青山Answer：

ミーティングが終わったら議事録を書くのは当たり前のことだよね。お客様との打ち合わせ、ホームページのヒアリングを終えたら仕様書を書くのは当たり前だよね。多分ヒアリングから仕様書、要は設計書を作る方が大変じゃない？ かのんさん： はい、大変だと思います 。

青山Answer：

僕は10分なんですよ。 作業時間はね。考える時間はもうないです 。0分です。作業だけ10分で設計書を仕上げます。想像できます？ かのんさん： できないです。 青山Answer： どういう原理でこうなってるか分かりますか？

かのんさん：

ちょっと想像できないです。

青山Answer：

過去のお客様で、河原田さんは何時間もかけて設計書を作っていたんです。

管理執行部 部長河原田さん：

はい、作ってました。

青山Answer：

僕が移動中にやるよって設計書を作ったのよ。手書きのラフラフの設計書だったから、 お客様がどんどん突っ込んできたけど、意図を全部説明したよね。お客様が、途中でやめたよね。（お客様が）私が言ったことはもう全て含まれている上に、僕が考えている以上に青山さんは考えているので、もうこれ以上（の説明）は結構です。これでお願いしますって。ここまで言ったら想像はできるはずだね。自分が10分でやる姿は想像できないだろうけど、僕がお客様の期待を超える、そして河原田さんの常識をはるかに超えるスピードと質で仕事をしている、この原理は想像できるはず。

かのんさん：

はい、できます 。

管理執行部 部長河原田さん：

この時に、青山さんはお客様との打合せの中で、全部組み立ててるんだなっていうのをすごく実感しました。 かなり複雑な仕様だったんですけど、それをどういうロジックで、開発プログラムが組み立てられるのかっていうのを全部、頭の中で設計しながら話されてたんだなと、その打ち合わせを振り返って私は改めてそうだったんだなっていう風にすごく感じました。

初めにお客様へこのサイトの目的、役割を確認するんです。どういう意図をもってこのゴールに行きたいのか。普通に話の中でコンセプトっていうのは決まるよね。そうするとゴールが見えてゴールまでの道筋が見えることになるじゃない？あとは肉付けだけだよね。それを会話の中でピースを埋めるがごとく行っている。

そして話を終えた時には僕がよしと思った時には設計が終わっているんですよ。全ての設計が終わっているので、頭の中に全て設計図があるんですよ。そのためのヒアリングでしょ？設計図を作るための打ち合わせでしょ？ミーティングが終わった時点で議事録は終わってるんですよ。あとは手作業だけなんですよ。なのにそれを持ち帰ってそこから考え直して作ろうとしたら時間がもったいなくない？仕事は常に連動しているので後先をちゃんと考えるんですよっていつも言ってますよね。だから前後を全て捉えて今なすべきことが何なのか、それが次のバトンにちゃんと繋がるようにその時間を生きないとダメに決まっていない？理屈は分かるでしょ。

議事録っていつも書き出しのパターンが決まっていない？ こういう話がありました。どちらがいつまでに何を行うか。ミーティングによってバラバラになるわけない。ミーティングが終わった時に議事録の内容が頭の中にピシャッとなければ参加してないんです 。ミーティングに参加する意義、意味がないんです。意識の問題なんだよ能力はそんなになくっていい。アウトプットするのが仕事じゃない。漏れがなくダブりがなく要点が論点がしっかりとまとまっている。そういう風に人の話を聞かないといけないんですよ。

僕は、何でもかんでも１番無駄なことは話を聞きながらメモるやつだって教えたよね。 君はそれやってんじゃないの？

かのんさん：

はい、今やっています。

青山Answer：

話を聞きながら議事録を作っているんだったらいいんだよ。話を聞きながらメモるやつなんて何1つその瞬間勉強してないから。頭を動かしていないから、人の何倍も時間がかかるやり方をやってるいるのでそんなものは全く身に入らないです。今からでも遅くない。ちゃんと練習をやれば答えも型もいくらでもある。練習する場所もいくらでもある。やるかやらないかだけです。誤字、脱字も許されない。 議事録は10分で仕上げなさい。

かのんさん：

わかりました。やります！