株式会社ガーディアンの事務アシスタント／ 在宅勤務も活用可能
みなさん、こんにちは。
株式会社ガーディアン 社長秘書の谷口と申します。
私は普段、大阪の本町にあるガーディアン大阪事業所に出社勤務していますが、
今回はこの方たちなくしては日々の業務が回らないと言っても過言ではない、
事務アシスタントの方のご紹介です。
『一般事務アシスタントなんてどこでも同じ…』と思っている方がいれば、
それは勿体ないです。
ぜひガーディアンならではの特徴を知っていただき、他と見比べていただければと思います！
気になる在宅勤務も可能です！
在宅勤務のみに留まらず、全体のシフトもフレキシブルに対応可能です。
尚、今回ご紹介するアシスタントさんはWEB制作自体は行っていません。
制作部署に関連する東京・京都にお住まいが近い方で、
子育てしながら・在宅勤務でWEB制作にご興味いただいた方は以下をご覧ください。
こちらでも毎日、子育てしながら・在宅勤務でたくさんの方にご活躍いただいています。
未経験から始めて、現在は大活躍中の方が大勢います。
未経験でも大丈夫です！
初期研修(最短2日)を終えた後、基本的に在宅勤務していただく事が可能です！
★数字で知る制作アルバイト★
～業界随一の働きやすさと成長環境を実現
・業界未経験率：98パーセント
・ママさん在籍数：17名
・リモート（在宅勤務）率：99パーセント
・シフト通過率：100パーセント
・年齢層：10～40代
・男女比：男性：女性＝3:7
【福岡事業所 諸隈ゆきこさんの1日】
まずは簡単にご紹介させていただきます。
諸隈さんは福岡事業所のマーケティング部で、事務アシスタントとして大活躍中です。
＜福岡事業所＞所属ではありますが、
札幌から沖縄まであるガーディアン全事業所のマーケティング部全員を温かく熱くサポートして下さっています。
正にガーディアンの求める人物像
【冷静な頭脳（クールヘッド）と温かい心情（ウォームハート）を持ち…】です。
2人の男の子のママで、福岡事業所に出社して勤務の時と、自宅から在宅勤務の時をうまく使い分けてくれています。
在宅勤務でも本当に問題なく仕事ができるのか不安…
本当はもっと働きたいけど、子育ての都合で通勤時間を考えると勤務時間が少なくなってしまう…
などのジレンマもなくなり、
シフトの選択肢に在宅勤務があるのは双方にとっても良いですよね。
諸隈さんはIT業界未経験でしたが、
出産・育児でのブランクをものともせず子育てしながらバリバリです。
それでは、ここでは在宅勤務の1日を追ってまいりましょう！
【在宅勤務の日の1日の流れ】
【準備タイム】
・朝
9:00始業ですが、在宅勤務の日は、自宅から会社への通勤時間がない分、
子供を学校に送り出した後は家事を一気に片付け、お茶で一息つきつつその日の業務の準備！
余裕がある時は書籍や社内学習動画・教材で勉強し知識を増やしていっています。
【9時始業】
・9:00～全体朝礼
オンライン（ZOOM）で遠隔地や在宅勤務関係なく、
朝の挨拶～18訓の唱和～共有事項の確認等を行います。
・9:10頃～部署朝礼
前日の部署夕礼からの変更・共有を行い、その1日のチームとしてのお仕事が滞らないようにします。
気になったことは誰でも発言し、
声を発せよです。
ここでもガーディアンの18訓と七則が効いてきます。
＜9:30～実際の業務スタート＞
ZOOMでチーム毎のルームに集合し実際の業務スタート。
ここでももちろん出社勤務・在宅勤務関係なく、
常にアシスタントさん同士でコミュニケーションを取り、抜け漏れがないようにしていきます。
1週間に3日勤務の働き方をしているアシスタントさんもいますが、
多い日には最大7人のアシスタントさんチームです。
7人のアシスタントさんに支えていただき、なんともありがたい…。
本当に日々感謝、感謝です。
・LINE works対応
ガーディアンでは最大最重要のコミュニケーションツールとして活用しています。
ほぼLINEと思っていただいて大丈夫です。
すぐに慣れていただけると思います。
社内コミュニケーションにメールを使うよりスピードがかなり上がります。
本当に便利です。
ここでも在宅勤務の壁が低くなっています。
・メール対応
社外の方とのメール対応業務です。
最初の内は受領の一次返信から始めて、徐々に本当の対応に入っていただきますが、
IT業界未経験の方でも心配無用です。
過去事例や雛型も豊富にあり、
ちょっと心配になったり、イレギュラー対応で不安な場合は、社内メンバーにLINE worksで気軽に聞けます。
また入社前のLINE worksからも履歴検索可能な為、モデルケースを見つけることが可能です。
とはいえルールが変わっている場合もあるため、勿論常に情報のアップデートは必要です。
・申請対応
見積書・申込書対応等
担当部署を必ず通るため、申請に不安があっても大丈夫です。
また都度フィードバックが来るため、次に活かすことができます。
・情報更新、資料作成
進捗管理を行っています。
数字の面だけはなく、状況によりマーケティング部各隊メンバーに声かけしてくれるのが、本当に助かっています。
尚、今現在、『関数に全く自信がない、PC操作はちょっと苦手…』という方でも大丈夫です！
周りに聞きながら、自分で学びながら…
皆さんあっという間に使いこなして情報更新と共有をして下さっています。
また、ガーディアンには福利厚生として『資格制度』もある為、
うまく活用している方も多くいらっしゃいます。
・シフト管理
主にインターン生のシフト申請の管理をしてくれています。
ガーディアンの特徴のひとつでもあるインターン生が多い！
https://guardian.jpn.com/intern/diary/
【お昼休憩】
・お昼休憩
アシスタントさん同士で調整し、入れ替わりでお昼休憩に入ることが多いようです。
在宅勤務の日は、お昼休憩中に自宅で色々な事が出来て便利ですよね。
特にワーママは忙しい！
ご自身の食事、夕方習い事のある子供の食事の準備、
何だったら洗濯物を片付けたり…
60分もあっという間だと思います。
しかしどんな時もバランスとボリュームばっちりの愛情たっぷりのお弁当を準備。
美味しそうです…
ちなみに在宅勤務ではなく、福岡事業所に出社の際は
よく福岡事業所メンバーと外にランチに行っていて、美味しそうで楽しそうで心底羨ましいです。
また福岡事業所はすぐ近くに美味しいお弁当屋さんも多いので、 そういう面でも羨ましさが募ります。
もちろん大阪事業所周りも、本町のオフィス街の為、負けてはいません。
美味しくコスパの良いご飯屋さんがたくさんあります。
尚、在宅勤務の際は適用外ですが、
実際の事業所に出社の際は『+15分』休憩取得が可能です。
ガーディアンでは1時間を超える15分は勤務時間に含めることが可能なのです！
ますますメンバー間の交流が進みそうですね。
【午後～】
お昼休憩中の引継ぎを他のアシスタントさんと行い、休憩チェンジです。
再度気を引き締めて午後の部を元気にスタートです。
とにかく明るい声と笑顔が素敵です。
尚、ガーディアンは朝令暮改改の会社のため、
変更が発生する都度、新たに計画立てて状況発信して下さいます。
どんどん精度も上がり、分かりやすくなっています。
＜時には諸隈家では…＞
学校行事の為に計画的にシフト申請の上、13時退勤もOKです。
やんちゃな次男君がたまに…よく怪我をしてお迎えに行っているときがあります。
怪我は可哀想だと思いつつも、元気で微笑ましいですね。
そういう場合には計画的若しくは急遽部内引継ぎをして退勤しています。
それ以外にもコロナやインフルエンザで急遽学級閉鎖や登校停止のケースも多いため、
そういう時に在宅勤務に切り替えられるのは、
子育て中の方にはメリットなのではないでしょうか。
【夕方～】
その1日一日締めになるマーケティング部夕礼へ向けラストスパート！
ここでも在宅勤務の壁はなく、
進捗管理の更新、遅れや問題点の提議、改善点の提案正に何でも屋さん！
それもこれも常にマーケティング部のメンバーを見て、
より良くしようと思ってくれている証拠ですね。
ちなみに、マーケティング部は社内で一番インターン生の多い部署ですが、
インターン生に向けての愛情も非常に感じます。
正に母性！
＜その間にも諸隈家では…＞
次男君、長男君が次々に帰宅。
諸隈さん曰く、帰って来た時に迎えてあげられるのが嬉しいとの事。
なんて素敵なのでしょう…
私も諸隈さんの子供になりたいです( ´艸｀)
在宅勤務中でPCに向かう諸隈さんの隣では、
諸隈さんの愛情たっぷりのお弁当を食べて習い事の準備を整えていきます。
母・子共に夕方へ向けて準備万端ですね。
時間は有限ですからいかに効率的に時間を制するか！
ここでもガーディアン18訓が活きてきますね。
何しろガーディアンの18訓は日常のあらゆる事に結びついていますので当然の事です。
たまにZOOM画面にお子さんが映るのも微笑ましいです。
・17:10夕礼
遂に本日のマーケティング部の締めくくりとなる夕礼スタートです。
アシスタントとしてその日1日の管理体制・サポート体制のアウトプットを行います。
気になったことは積極的に発言して、
疑問や懸念点を共有し、クリアにしていきます。
また明日の部としての・チームとしての・個人としての予定をスケジュールに落とした上で、
出社勤務、在宅勤務の方共にZOOM上でご挨拶して、退勤です。
在宅勤務の場合はその後すぐに切り替え可能です。
本日もお疲れ様でした！
＜その後の諸隈家…＞
子供たちの習い事のない日は在宅勤務時の片づけをした後にすぐに家族団らん♪
ちなみに毎週金曜日はチートデイらしく、更に楽しそうです。
いつか混ぜて欲しいです。
どこまでも諸隈家の一員になろうと目論んでいます。
ちなみに子供たちが習い事だったり、早く寝た日は、
諸隈さん自身の学びの時間として活用しているようで、
学びの教材となるガーディアンの資料やツール、WEB学校
…色々とフル活用の日々です。
ワーママの毎日はパワフルで愛情に溢れているという結論でした！