業務に関するお困り事 その2 | 第78回 青山塾

▪️お悩み

パーツ制作でコードが汚いものが多い。それをコピーして作っていくので、同じような修正に毎回時間かかる。パーツ数多いので一気に直すこともできず困ってる。

青山さん）パーツは絶対使う必要あるの？

参加者）はい。ページを構成するものがパーツだからです。

青山さん）僕が上司ならパーツ使うなって指示するけど？
なぜパーツを使うのかという理由がそもそも、生産性を高くするためだから。
この形作るって分かっててパーツ使うなら、ゼロから作ったらいいじゃん？って思うけど。
使えないもの使ってるうちは、一生良くならない。あるから頼ろうとする。元々無かったもの。
中には全く使えないものとちょっと直せば使えるものがあるはず。
プロジェクト化して取り組んで行ったらいいんじゃないの？

Nさん）青山さんの方針が正しいです。

青山さん）使わせてる方がいけないよね。
これダメですって都度言わせてるだけ。
全パーツ全部見直せってこと。修正チーム作って直せ。
当面しんどいよ。目の前の案件やりながらだから。
パチッと決めてやらないといけない。チーム作って改善しなさい。
まともに機能するまでに1ヶ月はかかる。でも1ヶ月先には光が見えてると思うよ！

▪️お悩み

一つのMTGが決まった時に更新すべきシートが多く更新漏れが発生しやすい。情報を集約したい。現状では1つのシートすらまともに更新できないと指摘を受けている。情報更新する人がちゃんとしなければダメだと指摘いただいた。私たちは、まずどうしたらいいでしょうか？

青山さん）まず、皆はまともに要約もできない。
MTGの度にきちっとやりたい。これを解決するには？？そもそも私たち認められてないし。どうしたらいいですか？私たち！！
ポイントを明確に押さえておかないといけない。

参加者）情報集約するのは良い手なのでできるだけ集約するべき。シートの更新もまともに更新できない件については、チェックする人はいないの？と思った。チェックする人とチェックする人を分けたらいいと思った。こっちのチームでは指摘し合ってるので、そうしたらいいと思った。完璧な状態になると思う。

青山さん）大きく3点あるのに、2点にしか言及がない。アンサーになっていない。
MTGの度に記入すべきシートの名前を書いておけばいい。
記載の必要な物はこれとこれ！ってチェックしていけばいい。そしたら抜け漏れ無いよね？
情報集約したとして現行のシステムですべてのシートに対応できる？全シート分。無いなら仕様のオーダーしないといけないよね？記載漏れ無く、正しいオーダーができるようになれば認めてもらえるのでは？
一番の問題は意識レベルです。なんでこんなことしないといけないの？って思ってる人が一人でもいたらダメ。
人の話を汲み取って要約し、どう解決するのか3つのポイントを押さえている。これが解決能力！

▪️お悩み

インスタグラムチームのリーダーを務めており、全ての相談ごとをいただく。私が考えるべきこともあるけど、自分で考えろよ！と言いたくなることも多い。本人の成長のためになるべく一緒に考えようとしてるが、どこまでやるべきか線引きに悩んでいる。

青山さん）相談する人の中には、めんどくさいから任せればいいやという人と、本当に分からなくて言ってくる人に二分岐する。見極めたら、上に相談する。そしてルールを定めるべし。ルールで決まっていますよと言える状況を作る。
悪しき心を持ってない人は改善に向かい、悪しき心の持ち主は反目する。そういう人は外せばいい。
この会社では、全部そうしてる。はっきりさせていく方針を取っている。自分らでよくしていくんだよ！

▪️お悩み

昨日の朝礼の後、全社会議の説明をもう一度受けて、話の流れはしっかりとわかり、復習できた！理解した！と思ったが、77’check分かる？と問われて、分からなかった。分からない言葉が多々ある状況で、どこまでお話を止めて聞いていいのかわからない。

青山さん）分からない言葉が出てきたらその瞬間に質問しろ！だよ。その場で止めればいい。一切遠慮はするな。

全員がいる場で、それはちゃんと止めてでも答えなければいけないと指揮者が判断するのか、それは後でねと判断するのか。自分でそこを決めてしまうのは指揮者のことを信じてないことになる。自分勝手に判断して、わかったとかわかってないとか決めちゃってるのはよろしくない。わからない言葉があれば全部止めればいい。知ったかぶりをされるのが一番辛い。

話し途中で止める時、「私はまだ新人でわかっていなくて・・・」とか、「個人的な質問で皆さんわかってると思うんですが・・・」とかの前置きは不要！ 「77's checkがわかりません！」ってストレートに言ってくれた方がよっぽど助かる。こっちは77's checkがわからない！と言われた瞬間にごめん！と思うわけよ。77's checkっていうのはこうこうこうで、こうなんだよ！今はこの理解度で十分だから。と言って話を戻したりできる。

だから、わからないことがあれば遠慮なくその場でストレートに聞くこと。

▪️お悩み

皆の理解度を上げたい。任せたいのに、理解が無いと任せられない。でもできるようになって欲しい。なので理解度を上げるための話し方、聞き方、考え方が知りたい。

参加者）聞き方としては、問題点を集めて、シートにリストアップ。考え方は皆がどこでつまづいてるのか明確化。話し方としては自身の問題点を理解してもらって、問題点をしっかり話して解決策を・・・

青山さん）問題点とは限らない。お願いしますね！として終わらせたかったのに、実は分かってないという。

参加者）じゃぁアウトプットしてみてください。というのはどうなんでしょう？

青山さん）20人いたら現実的じゃないね。

参加者）ゴールの確認と繋がる話だと思う。1対1の場合はゴール確認で言語化する。結論を先に話す。相手が共通したゴールを持った状態にする。聴き手がゴールを頭に入った状態にする。

青山さん）単一的な場合だけだね。ルールがAからBに変わった。全員が承知しましたとなる。
ところが、翌日になってみたら、その場にいなかった人には伝播されてない。

参加者）共有シートは利用してないの？他の部署ではチーム毎にもある。チェックするだけじゃなく、声もかけ合う。誰々さんいなかったよね！と分かっているので声をかけ教え合う。

青山さん）そんなの100％分かってる。何回もやってるのに機能しない。
どのポジションのルール変更なのか共通言語にしないと無理。
でもそれも点の話。理解度を上げるには、という相談。
集中して聞く姿勢を整えてから話さないとダメ。
全員が全員、同じ理解度はあり得ない。どっかで割り切りも必要。
知らないとは言わせない！という仕組みをつくる。
指示するものは主語を明確に！抑揚をつけること！

▪️お悩み

育成班で新メンバーに伝えるべき情報が多数ある。オリエンテーションから始まって、いろんな新たな情報がインプットされる。どうしたらいい？と常になる。一つ一つ説明するが、どこまで背景をイチから説明すべきか分からない。学校開催のこととか会社のこととか。

Hさん）育成班の中でも入りたての子もいれば卒業直近の子もいると思うので、入って長いメンバーの子にお願いしたらいいのでは？

Wさん）卒業直近の子たちが少し前まではいて、その時は私がいない時でも率先して夕礼の話や学校の話など伝播してくれていたので、そこはすごく良いチームワークができていたと実感している。
今は新メンバーだけになっちゃってるので…自分がやらないといけない。他の人がやってくれるにしても、説明するのに時間は結局同じだけかかるので、皆んなの時間をどれだけ止めていいものなのかということに悩んでいる。カリキュラムも遅れ、卒業も遅れてしまう。

Mさん）教えていただいた立場として。

Wさんさんは丁寧に教えてくださる。Wさんが教えてくれたから、伝播の文化ができた。なので時間かかってしまうのであれば、毎朝15分の勉強会とかでやってもいいのでは。

青山さん）Wさんは真面目で優しくて本当にステキな女性。仕事もできちゃうし。だからずーっと求められ続ける。だからずーっと自分に納得できない。ずっとどうしたらいいのかな？の連続。10年後も20年後も。今のままでいいんだよ！
何一つ文句無いよ！立場上は早く卒業させろと言うよ！今のままのキャラを大事にしてください。
上手くいかないことを、ここが困っています、具体的にこれをこう

青山さん）一年前、半年前、そして今。業務領域どうですか？狭まってる人いる？感覚的にどう？
Sさん）一年前がゼロなら半年前で50。今が100。
Tさん）一年前が1。半年前が10。今が15～20。
Oさん）一年前～半年前が10。今が100。レスポンスも全員でやるようになった。
Jさん）一年前と半年前もあまり変わってない。広がってるという確信というか、自信が持てていなくて。

青山さん）いまこの時間、業務時間中だよね。拡がってない？今は学校頻繁に出てる。1年前はSNSもやってない。自信の問題じゃない。どう感じるっていうことの話。

Jさん）一年前をゼロとするなら半年前が50。今が80くらい。

青山さん）考える機会はどう？

Sさん）一年前が10。半年前で20。今100。
Tさん）一年前が0。半年前が20。今が100。
Oさん）一年前と半年前が10。今が100
Jさん）一年前が0。半年前が60。今が100。

青山さん）今からお前らを、これだけのペースで半年一年かけて変えていくぞ！と言われたらビビらない？無理だと思わない？でも君たち生き残ってるよね。どれだけ成長してるか分かる？現実的に付いて来てる。
いつまでたってもできないっていうイメージがあるんだよ、自分の中には。
でも現実的に一年間を振り返ってみたら、これだけ変化してるんでしょ。
思いっきりいきなり考えろと言われたら無理ってなるでしょ？どんな人でも変われる。誰でもその気にさえなれば。誰だって成長できるんだよ！でも僕は今の君たちのちょい上を求め続けるので、いつまでも「できない」と思う。
無理と嫌が先に立つ人は離脱する。一年前にこんだけ頭使えるって思ってなかったよね？
少しずつ頭使えるようになってきて、血の通ったまごころこもった仕事ができるようになっている。
素晴らしい価値じゃない？こうやって時々振り返ってみな！
毎日大変なんだけど、なんだかんだと頑張って付いてきてる。そうやって組織で成長してる。
解決できない問題は目の前に出てこない。

▪️お悩み

業務における品質。いつもそれなりに良い人。いつもアカン人。慣れてないとかではなく、経験値の問題でもない。ちゃんと確認さえすれば防げるのに。
いつも決まった人が対象。正直迷惑。ちゃんとしてくれたらそれで済むのに。どうしたらちゃんとしてくれるのかと悩んでいます。

参加者）私もいたので分かる。言っても多分直らないと思う。人を変えるのは無理で。自分しか変えられない。もうその人はミスするものだと思って外す。できる人が頑張るしかないのではと正直思っている。

青山さん）そんなことないよ。よしやろうと思った人たちだけが残ってる。
思えなかった人はいなくなってる。与えられた条件に自分で能動的に乗れたかどうか。
変化に対応できたかどうか。SNS自分達からやろうと言ってきたわけじゃないよね？コーポレートサイトもそう。考えろ！って言われていつのまにか考えるようになってる。
一つ一つ勉強してちゃんとやろうとしてる人と適当にやってる人に明確化してくるよね？
評価がGとかFの人の対策をチームで考えればいい。全部見える化してある。
チームに上司を入れればいい。人事権を持った奴を入れないと変わらない。
改善はチーム内でできるけど、変革するとなったら正社員・上司を巻き込んでいくべし！

▪️お悩み

昨日の朝礼での態度。意識・行動変えていきますと言ってたけど、本当に変われるのか、大丈夫かなと思ってMTG提案したものの結論出せるのかなと不安になっています。

青山さん）意見なんてまとまんないよ！百者百様。いろんなこと考えてる。でも会社の示す方針に従うべきだよね。ルールも七則もうちほど明確に規定してる会社無いよね。これに則ってやろうというだけ。
本当に反省した人も、反省したフリだけの人もいる。で、どうしていくの？

参加者）全社会議での発信内容を理解せず自分の言葉として落し込めるレベルにしていなかったこと。反応しなかったこと。

青山さん）全社会議で話されること。その時間も給料もらってて、正しく理解することが義務。意見をまとめるではなく、何をするべきか決まってる。返事、所作。誰かから投げかけられて人としてちゃんと反応するのは当然ですよね？じゃない？
それでもやらん人はいる。僕は100回言ってだめなら101回目言ってやろうと決めてるだけ。
人を変えることはできない。きっかけを与えることや環境を用意することはできる。
そういう意味で言ったら、僕は見事に人を変えてる。そうやって変えていくしかないんじゃない？
叱られて反省点も明確になってるなら、あとはやるかやらんかだけの話。

▪️お悩み

初めてオンラインで話す相手に心を開いてもらう方法。納品会やOWLetレクチャーの機会がある。私のテンションに合わない人に心を開いてもらうにはどうしたらいいのか。

参加者）お客さんの反応は様々。手応えがあまり感じられない人もいる。私は割り切っている。感情を現わしてもらえたら嬉しいが、自己満足ではないか。そこは重要ではないのではないか。

参加者）事前に相手方のことを理解する。人柄の事前情報があれば、それによってどういう入り方のテンションでいくか決めればいいのでは。話していくうちに求めてるニーズが分かって来たりするのかなと。

青山さん）俺は上手なんだよ。達人級。
一昨年の10月は全案件クレーム状態。すみません、うちなんて約束してましたか？から入る必要あった。
でもコンディション◎で。俺はどうしてた？

参加者）最初は全力で謝罪。そこからいつの間にかお客さまのコンディションがめちゃくちゃ上がった。
ポイントはプロとしての信頼をしてもらうこと。相手にとってこの人に任せれば良くなると確信させる。
相手の半径5メートル以内に入ること。常に相手の間合いに入って信頼獲得されていた。

Kさん）一言で言うなら相手が欲しい言葉を話す。求められてることは何かを瞬間的に捉える。
WEB素人だということを前提に。希望を持たせる言葉に相手のテンションは上がる。

青山さん）相手本位。まずいことしたらごめんなさい。
謝罪のポイントが何なのか。相手がネガのうちは言わせる。途中で止めちゃダメ
良くしていくためにまず全部知りたいという姿勢。
逆にポジティブなことは1言われたら10理解する。こういうことだよね！
ポジティブゾーンに入っていく時には先取りする。これをやればいい。
言語化できてないところを業界に則して言語化してあげる。
それを例え話で分かりやすいように伝えてあげる。あとは任せろと自信満々に言えればいい。

参加者）困りごとの言い方に左右される、汲み取って理解して解決作を見出していくことを学んだ。印象に残ったのは、一年で恐ろしく成長してるということ。私もやるだけでも必死だけど、一年後にそう思えたらいいなと思った。

参加者）聞いてるつもりで集中していてもいざ言語化するのに困ったりする。きちんと聞いてなかっただけだなと。相手本位になれてなかっただけだなと思った。相手本位にきちんと立って理解すること。なので、全社会議でも具体的な行動をイメージして聞こうと思った。

青山さん）人の話を聞きながらどう行動するかをワンセットにするだけで全然違うよ！

参加者）一番印象に残ったのが成長の部分。振り返った時に本当に成長してるのかと疑問に思っていた。頑張り方にはちょっとずつ気付けた。

青山さん）努力が報われるって言われるけど、絶対そんなことない。正しい努力を継続することしかない。

参加者）青山さんにいろんな問題解決の仕方を教わった。既に教わったことばかり。全く新しいことほぼ無い。自分達でもパーツを組み合わせていけばできるイメージ持てた。

Kさん）前と聞く姿勢がまず全然違う。
やっぱり参加者の意識ってめちゃくちゃ大事だなと改めて思いました。
今この瞬間、ちゃんと自分のものにしようと意思を持って集まっている皆さんだからこそだと思います。
で、その中でやっぱり発言しないのは超もったいないとすごく思いました。
今日教えて頂いたことは教わってきたことばかり。
結局それを積み重ねて積み上げていくことがとっても大事だなと思います。
それがすごく成長できているっていうことになっていると思う。
そして人に伝播することで、自分が言語化することも。その時トレーニングにもなる。
会社が全体的にもっともっと良くなっていくなと感じました。

青山さん）今日学んだことは今日から業務で生かしてくださいね。