Q：秘書 谷口かなこ

対現場に対してのベストなタイミングでのリマインドや声かけについて、青山さんのお考えを教えていただきたいです。リマインドが早すぎても有効ではないし、リマインドが遅すぎたら意味がなくなってしまうと思っています。

青山Answer：

言葉で説明するのはとっても簡単です。

リマインドする相手がやらなければならない業務、段取りをまず知らなければならないです。XさんはAという業務の段取りにどれだけ時間を要するのか、これを切っていたらもう物理的にリマインドのタイミングとしてはアウトなわけです。またガーディアンにはタイムマネジメントシートがあるため、誰のスケジュールであっても確認できますよね。

こうなるとその人の能力に応じてAという業務をやるのに、必要な工数の予測ができます。ギリギリで「業務に差し込めないな」と思えば、その前のタイミングです。しかしリマインドする側からすると「そこまでしなきゃいけないの」と思って大変なことです。

なので各自ちゃんとやろうという話になるわけです。 答えは明確なんです。「全てを払ってでも今すぐやるべきだ」と言うのであれば、そのリミットまでに言えばいいんです。私はいつもそうしていない？実はギリギリのギリギリまで待って、だめだこりゃとなって「おいっ」て始めるよね。これは言われたことがある人はいっぱいいると思う。リミットを読んで言ってるからギリギリ間に合います。

でもそのリミットを無駄にする人がいるわけです。

その時になってやっと「やらなきゃ」ってなって指示の確認に来る人がいるわけです。

こうなったらリミットが切れてしまっています。

その次に私が言うのは「もうやらなくていい」です。もうこの時点で、指示した相手では段取りが間に合わないので、こっちで巻き取ってしまいます。

もし機械的にやるなら「工数×3」です。

例えば5分でできることなら15分前、1時間かかるものなら3時間前、これは日を跨いで遡る可能性があるよね。これが6時間前に言わないといけないというもので、6時間前に行っても2時間でできるはずなのに、そういう人にかぎって4時間から6時間かかります。そうすると全業務が吹っ飛ぶわけです。なので個々人に置き換えると言われた時にすぐやっておけば良いんです。

できないのであれば、言われた時に完璧に理解しておけば良いんです。これをしないと後悔しか残りません。

そして後悔すらしない人には仕事の指示も出なくなってしまいますよ。