マーケティング部 突撃隊 班長 齋藤圭亮さん：

業務において優先順位の付け方をよく間違えてしまいます。その優先順位をつけるにあたって、基準や優先順位のつけ方はありますか？

青山Answer：

仕事は連動しているんです。みんなそれを忘れてしまう。 目の前に書いた紙の前の仕事をやろうとしてしまいます。 しかし仕事は連動しているので、流れがあります。リアルな「今」にたどり着くまでの流れとその後の流れがあるのです。

大事なことは辿り着くまでの流れ、これを理解していないと現状の仕事の意義、意味、価値を理解できないということです。 そして次は劣後順位です。 社歴の長い人は、この言葉を聞いたことがあると思いますが「いつまでも仕事しているな、ポイしてしまえ」これです。 ポイして帰ることができるのだったら、選択肢に入れる必要はありません。今の後（＝次）への列後順位をつけなさい。

優先順位をつけることがうまくいかず、もし仕事が遅れに遅れている時、機を逸している可能性もありますね？そしてその後を見た時、価値のない仕事だなとなったものは捨てるんです。まずこれで2割〜3割は整理することができると思います。そして「今」ではなく、前と後を考えて、4象限マップに入れます。

そして優先順位を考える時の主語は「私たち」。「私」ではなく「私たち」で4象限マップを「常に」完成させておきます。最後に上司に「これで間違いないですよね？」という形で4象限マップを見せます。上司から「なぜこうしたんだ？」となれば「前後」を説明し、それがあっていれば完璧に上司は納得してくれます。 みんなは平面でしかみていないから必ず間違うのです。

常に4象限マップを整理整頓しておけば、秒で結論が出ます。 また「私たち」を主語にしている限り、暴走は生まれません。「私たち」を捉えられていなかったら、これはまた別次元の話です。

4象限マップが常に頭の中に入っていれば、「今日やるべき仕事」や「今週の優先順位」などは秒で終わります。組織においては上の人が言っていることが自分のどの業務に当てはまるのか、常に捉え続けていないと「私たち」というところを捉え損ねます。

ガーディアンは優先順位を常にわかりやすくしています。首脳陣MTGの内容がを開示しており、全社会議で方針を毎月きちっと伝えています。その上で全体朝礼までやっています。その上部署の夕礼です。

間違えてしまったところを振り返れば、全部「自己判断」ではないですか？昨日まで大事とされていたことを、今日も大事、明日も大事と思っていないですか？後先が見えていないからミスをするのです。 日常が完成していない人、日常に型を持っていない人はしんどいです。自分の業務が整理整頓されていなければ紐付けができないんです。紐付けさえ出来ればすぐ確認ができるのです。「なんでわかってくれないんだ？」と上司がいきなり怒る場面があるのは「前後を読めていないから」というところからきています。

ゴールさえその瞬間に確認してしまえば「こう受け取りました、ゴールはこうです」とたった一言があるだけで全然違います。空返事で「承知しました」というからミスになります。 ミスをする時はゴールを確認していない時です。

なので確認、確認、確認、チェック、チェック、チェック。

その時やってしまえば秒で終わるのに、後回しにしてしまうから何分、何時間、何日と影響してしまうのです。 取締役の有本は駆け出しの時、3,４回その場でゴールを確認していました。 もう一個だけ、過去の経験を思い出してごらん。 「大丈夫かな？この優先順位」となる時は案外ミスをしておらず、「何も考えていない」時ほどミスをする。

そこを僕の言葉で言えば、「謙虚になろう、基本に忠実になろう」ということです。

「今つけなればいけない」優先順位の付け方は、今に至る前と、「今」から前と後の流れをちゃんと読むこと。そして列後順位をつけること！ 捨てられない人は結局抱えちゃって、何もしない。 捨てるんです。主語は「自分」から捨てるんです。 「自分」から捨ててAさんにやってもらうなど。 列後順位の付け方は「私たちは」です。 そして「今」に関しては4象限マップです。そして上司に「今週これをテーマにしていいですよね？」確認してください。