Q：アルバイト 山嵜まいさん

限られたものをチームで使う際に、ラインで利用開始報告、利用終了報告をしてチームで使っているのですが、それだとまだ効率が悪いと思っています。こういう場合は問題が発生してからどういう風に考えて解決していますか？

青山Answer：

限られたものが足りないという状況であれば、業務的に上司が認識していれば増やしてもらえるのではないですか？

Q：アルバイト 山嵜まいさん

個室を増やして欲しいと上司にお願いはしています。

青山Answer：

ただ上司に改善策をお願いをするのではなく、「記録から」上司に改善策を提案しなければいけないと思います。

まず本当に増やす必要があるのか、記録から確認します。もし増やすことにお金がかかるとなったら、もっとシビアになって、それだけの理由が必要となりますね。

あとはトランシーバーの理屈と同じで、話す時は誰かがボタンを押して、聞く時はボタンを離す、これが自然にできていればいいのです。現在は個室のお手洗い状態。

ではどうしたらいいと思いますか？

これは業務なので、「この時間帯にこの個室を使いたい」ということがあらかじめわかっているはずだと思います。要は会社の会議室と使い方は同じで、「この時間使いますよ」と最初に決めておけば良いのです。使おうとなってから、「ああ...誰か使っている...」となるのが辛いので、会社の会議室と同じで「何時から何時まで」と時間を決めておくのが良いです。

さらにこうして決めたものが元からわかっていればいいので、使う時はzoomを活用して、該当のルームを作り、使っている人はそこに入っておけばいいです。 しかしこれは改善にはなりますが、増やすための根拠にはなりません。物理的に足りないとなった時は上司にあげて、承認をもらえるようにしないといけません。

増やすことによって、「充足されるんです」ということではなく、「こういうメリットがあるからこうしてください」と伝える必要があります。