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必殺69|ほんの数分のルーティン業務をやってもらえない

date_range 2024/06/18
必殺!仕事(ビジネス)塾
小川 みき
ほんの数分しかかからないルーティン業務をやってもらえない

Q:SCSC事業部 アシスタント 小川さん

毎日のルーティン業務についての質問になります。数分で終わるルーティン業務に対して、時間を守ってもらいたいという相談です。


私が日々行っている業務の1つとして、定期的に部内に各班の状況確認を行っているのですが、ルーティンとして決められた時間に各班から報告が上がってきません。対策として10分前には各ルームに回って、声かけを実施しているんですが、その後すぐ忘れられてしまうという現状が続いています。声かけ以外に時間を守ってもらえる対策があったら教えていただきたいです。


青山Answer:

一、なめられているんです。二、大事だと思われていないんです。 三、面倒臭いんです。つまり組織で働く"自覚"がない人たちを相手にしているということなんですよ。"資格"ではなく、"自覚"と言いましたが、組織で働く自覚のない人たちを相手にしているということをまず自覚すべきなんです。


だからどうしようもない連中なわけです。どうしようもない連中を相手にしているんだということを自覚すればまず腹が立たないんです。腹立ってイライラして「ああ、もう!」 でしょ?行きつくところはそうですね。これは自分にとって1番良くないパターンです。


なので自分の業務に権限を持たすことが良いです。


僕宛てに「この業務がこうで困っているんです。こういう対応をされているからいつもこうなっちゃって、結局こういう影響になっちゃうんです。」というのを体系的に示したら良いだけなんです。そしたら僕からなんて言われますか?「必ずやらせろ」ということです。 そうしたらみきちゃんから「ではいただくまで業務を止めても良いですか?」となって、僕から「私の権限で構いませんよ」となるだけです。これで終わりです。


ここまでやらない限りちゃんとやれない人たちなんです。そう思っていれば腹も立たないんですよ。これぐらいのことできるでしょうと思っているから腹が立つんです。 基本的に2回言ってダメだったらできない人なんですよ。 だから「できない人だ」という風にまず思う。


しかし「できなくて良い」と諦めてはダメなので、それを10回、20回、300回、500回でも言ってやるんだって覚悟を持つことなんですよ。


わかりましたか?権限を使うことです。


権限を使うには、まず努力してみた結果をきちっと体系的に説明して、影響の範囲をきちっと明確にして、悪影響がこれだけ想定されると組織で言えば、上の人間は必ず動きます。 上の人間が「もうそんなのいいじゃん」と言うのであればその業務をやめてしまえばいいんです。これもみきちゃんの権限です。僕が「もうそんなのいいじゃん別に」という風な判断をしちゃったら、言葉をポコっと返しちゃったら、「分かりました。この業務を一切やめます。社長のご指示として受け取りました。」でいいわけですよ。そしたら腹が立つ事象も抹消されるわけです。  


そうやって上の人間、権力を持っている人間には2択で迫るんですよ。これが要するに権力を使うコツです。影響の範囲を最大まで広げて、「このままだったらこうなりますけどよろしいですか」と言えば大概の人は「よろしくない」となるんで動きを取るんです。そこを絶対にロックするんです。そして自分の武器に変えるんです。


Q:はい、ありがとうございます!

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