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必殺58|今すぐ対処が必要な対応に追われ、業務が進まない

date_range 2024/06/14
必殺!仕事(ビジネス)塾
野木 拓馬
今すぐ対処が必要な対応に追われ、業務が進まない

Q:SCSC事業部 インターン生 野木くん

業務における時間の使い方に関するところなんですが、今日、今すぐ対処しなければならないものがあることによって、なかなか他の業務に手をつけられず、それがだらだら後ろに伸びて進まない状態があります。どうしたら第2象限(重要度は高いが、緊急度は低い)の業務にも手をつけられるようになるでしょうか?


青山Answer:

切実だよな。かつてのクリエイティブプロダクト部もそうでした。SCSC事業部の制作もそうだったし、未だに首脳陣もそうなんだよ。


業務における4象限マップをちゃんと作れていますか?


Q:4象限マップは作れていないです。


青山Answer:

 どの業務が第1象限なのか、緊急度が高い、重要度が高いというのが第1象限だよね。そして緊急度は高くないけど重要度が高いというのが第2象限。そして第3象限は緊急度が高いけど重要度は高くない。最後に第4象限は両方とも高くない。


この業務の振り分けがちゃんとできていますか?

日々、そして常時更新できていますか?


できていなければ、為すべきことが明らかになっていないということです。


そして業務によって力の入れ具合というのがあります。7:3なのか、8:2なのか、9:1なのかも4象限マップをちゃんと整理整頓できていれば自ずとわかってくることなんです。慣れてくると字面だけで、コツは私が若い頃にノートにマス目を書いて、縦線と横線を真ん中に引い て、小さいポストイットを貼っていました。


会社ではちょっと前までは壁に貼ってやってと言っていました。


これが4象限マップなので、それと同じものをもう一個同じものを作って、カレンダーに貼るんです。以上です。


カレンダーに貼る時にはもうリソースを計算して、「何ができなくなるか」がわかっているんです。


時間は有限なので、「できること」と「できないこと」が常にあるんです。そこで大いに悩みなさい。


僕は第1象限と第2象限、第3象限、どういう風に仕事をしていますか?君らの解釈のままでいいんです。


代表取締役 専務 松本さん:

まず青山さんは第1象限を抱えてらっしゃることがまずないです。


青山Answer: 正解!


代表取締役 専務 松本さん:

それは第1象限があったとしても、本当に一瞬で解決されてらっしゃいます。あるいは解決しなくともその第1象限を第2象限化するためにもう計画にまで落とし込むということを徹底されています。 第3象限に関しては、周りを巻き込み、他のメンバーの協力を通して解決されています。そういう動き方をいつもされてらっしゃいます。


青山Answer:

うん、まっちゃんが1番意図したことを言ってくれました。


みんなマトリクスを書いてみてください。


縦棒と横棒を十字に重ねて、縦棒の上が重要度が高い 縦棒の下が重要度が低い、横棒の左が緊急度が高い、横棒の右が緊急度が低い。そうすると四角が4つできてるよね。左の上が1、右の上が2、左の下が3、 右の下が4、これが4象限マップなんです。


これで業務は明らかになるんです。緊急度が低いものが緊急度が高くなっていく、早く気づいていれば緊急度が低い段階で気づけるってわかるので、第1象限に入る前にやっつけるんです。


「青山さんは時間のやりくりが上手ですね」とか

「なんか時間に余裕があっていいですね 」とか

「パッと仕事ができていいですね」とよく言われるんですが、それは全部仕組みがあるわけです。


僕にとって突然生まれる業務はないんです。


突然生まれる業務はおそらくもって君たちが僕に報告しなかったこと、つまりブラックボックス化してしまっていたことではないですか?


なので自分の マネジメントにおいては第1象限は生まないことなんです。


早く気づけば緊急度が低い段階で手をつけられるはずなんですが、とはいえ今もう第1象限だらけだよな。だからどっかで気合いを入れてやるしかないんです。そしてその時も捨てられるものを決めることが大事です。


捨てるときは捨てることをチームで決めないといけません。究極の4象限マップのマネジメントは第1象限を作らないということです。


僕の場合は第4象限はほぼ見向きもしないので、第3象限は誰かに振ってしまっているわけです。


第1象限は君らに経験や成長をしてもらわないといけないので、思いっきり加工した状態で渡しています。

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