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必殺26|多くの人へ差配する際のポイント

date_range 2024/05/28
必殺!仕事(ビジネス)塾
児玉 尚哉
多くの人へ差配する際のポイント

Q:クリエイティブプロダクト部 カスタマーサクセス隊隊長 児玉さん

先週から多くの人が関わる業務の差配を始めたのですが、時間内に終わらせるというところを握りきれていないです。多くの人数がいるときに差配するマネージャーがここだけは絶対に握っておく、ずらしてはいけないところはどこですか?


青山Answer:

ルールであり、規律です。


業務を砕いてしまった破片のところがブラックボックス化していると思うんだよ。それを尚哉はわかっていると思います。それを肉にするんです。小さい石の状態で渡してはいけません。 石の状態の管理は砕かないといけないからそれは上役がやる。


差配者は各個人に渡すときは肉の状態、つまり切れる状態にしておく、細かい破片が散らばらない状態にしてしまいます。これをマネジメント設計と言います。石から砕かないといけない状態ではダメです。


どこで漏れが生まれているか、差配者の直哉はわかっていると思うんだけど、そこの管理はどうしていますか?


Q:

各人に聞きにいったり、追いかけて拾いに行ったりしてカバーしています。


青山Answer:

都度追いかける、都度答える、都度確認する、どちらにとっても面倒臭いというお互いの心理がそこなります。ということは精度は絶対に上がらないです。お互い負荷のない規律、ルールにどう設計できるのか。そこによります。


大事なこととして仕事はフロー、

そしてまずいことが起きるが、それはそこで発覚しているだけ。


原因は絶対前の工程にあります。


原因を突き止めて、そこをなんとかしない限り、完治にはならないです。現れた症状のところにバンドエイドをしたところであまり意味がないんです。 部分、部分では症状としての処置しかしていない、そしてそれを「啓蒙」という言葉で今後気をつけようねと行って、ルール化されないので同じ失敗を繰り返しているのでは?


思い当たる節はありますか?


Q:あります。


青山Answer :

差配者の自分が「なんとかしなきゃ」と思えば思うほど、気合いが入れば入るほど抜け漏れが出てきてしまいます。


コツはあまりみんなの前で言うことではないですが、任してしまう。そして過去しくじったところを差配者は復唱するだけなんです。「こう言ったところであなたやってますよね?」これを10人、20人、30人になっても言えますか?


Q:言えないです。


青山Answer:

差配者が言えないということは状況を把握していないということ。 「Aさんはここミスっているよね?ここ気をつけるんだよ。Bさんはここ、Cさんはここ。」ここで前回しくじっていると言うことを上役が知っていない限り啓蒙できません。


もっと言えば、今誰が何の案件の何をしているか答えられますか?


Q:一部しか答えられないです。


青山Answer:

つまり差配者にとって大事なことは現状理解。めっちゃ大変なので、任してしまうことです。自分で抱えようとしていると漏れてしまう。 やる気ナッシングな人はガーディアンにはいない、けどやらかしてしまうことはあります。なので、やってしまったところは予告しておきます。そして「前回やってしまったところは大丈夫だよね?」と尚哉だけじゃなくて、星くん、あきさん、赤塚さん、など連動している社員がところてんのように言えれば良いです。 それを経た上で、規律、ルールを徹底することです。



Q:管理執行部 部長 河原田さん

理解が至らなかったんですが、砕くのは上役の仕事、みんなに渡すのは肉を切れる状態。最後の方でおっしゃったイメージ的には岩を砕く状態?


青山Answer:

上役が岩を砕いた状態でパスすると、丸投げなんだよ。組織的に一般的にいうと、上役の方が仕事ができて、視野が広い。現場にいけば行くほど、視野が狭くなる。という構造的な理解があるならどう加工してあげる?ということなんだよ。 業務を差配するときにどう加工して手元に置いてあげるか。AさんにはAさんの、BさんにはBさんのその人に応じた加工の仕方(=肉)、その人に合わせた加工の仕事をしているので、「切る」ことができる。


酷いのは丸投げ上司。

そしてそのうち「どうすりゃいいんだよ」とげんばが逆ギレしてきます。 成長させるためには「100%のパフォーマンスを発揮」ではなく、「120%目指してもらわないとこの仕事はクリアできないよ」と調整し、いろんな意図を込めながら差配するんです。

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