必殺180｜不在中のメンバーの業務フロー段取りの仕方

Q:管理執行部 経理　岡部 ちよさん

夏季休業期間中にダメだったなと感じたことです。

交代交代で皆さん夏季休暇を取られていたんですけれども、担当者が休暇中でいらっしゃらない時の業務について同じ部署内で空いている分の穴を埋めることができなかったっていう反省点があります。

分かっている休暇について段取りがうまくできていなかったので、段取りよく日常でも自分ごとで他の方の業務に興味を持てるように気をつけられることなどを教えていただきたいです。

青山answer：

興味がないことは興味ないんです。

興味を持てるようにできるのは、自分主観の自分の感性の話なので、それは自分の思い次第でしかコントロールできない内容ですね。なのであんまり気にしなくていいです。

チームとしてフォローすべき業務をいかにちゃんと定義できるか、定義さえできたら役割分担が出されるんです。

役割り分担がなされた先、自分が役割を振られると分かったらそれをどうするのか？

役割を行うため＝”Do”するための方法を知るべき。知ってるんだったらよい。

知るために時間と労力がかかりすぎるというんだったら、普段から知ってたら良かったなっていうことになるだけですね。それだけなんです。フォローすべき業務をチームに定義しているか、していないか。

休む人の情報はみんな持ってるんです。休む人には休む人の責任と義務があるわけです。

”この日休むんでこういうところをフォローしてもらいたいです”、”部署としても確かにそうだねここは部署としてちゃんとフォローしようね”というこの話があるかないかだけなのです。

だから、当欠っていうのは僕は許しませんって言っているのはそういうことです。

突然いなくなるわけでしょ？前もって休みが分かってるんだったら、休む人の義務、そして業務を行うというチームの責任を持って、この話、役割分担がちゃんと出るか出ないかさえすれば後は決まってる。

やるって決めよう、決まったならは役割分担しよう。業務のやり方を知ろう。そして工数を明確にしよう。タスク化してスケジュールに落とし込む。

それをちゃんとタイムマネジメントシートの方々で見える化してちゃんと実践しよう。タイムマネジメントシートでちゃんと報告しよう。夕礼等々できちんと報告しよう。穴、埋められましたよってなる。

だから興味を持とうって思わなくていいと思いますよ。知るべき情報をこの会社はもう必死で伝えてるんで、それを平気で知りませんって言える環境がぬるいと思ってるだけです。