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Q:管理執行部　岡部　ちよさん

第1 象限のタスクに追われているという悩みが続いております。青山さんからは第1象限はその場で解決し抱え込まないと教えて頂いたので、横からのタスクを後回しにせずその場でご返信するだったり、できない場合は計画に入れ込んで期日までに対応するということを意識していますが、それでも第一象限を抱えているので解決策 など教えていただきたいです。

青山answer:

もしそれが本当だったら、キャパオーバーを意味するのですよ。これは冷静な観点として捉えなければならないことです。でも僕は岡部さんを見ると全然キャパオーバーではないと思っています。僕の思いの方が正しいとするならば、まだ改善できる余地はあるということになります。まずこの2つをきちんと捉えておかなければならないですね。 4象限マップを手元に書いてみてください。十字を書いたら1234と数字を振ってみましょう。1がいっぱいになるように丸で囲ってみてください。それが仕事量なのです。2の仕事量を円の大きさを比例させる形で2のところに丸を書いて、3も4も同じようにしてください。

それが今瞬時にパッとできるのであれば 自分の仕事量を理解してるということなのです。それを少しでも考えてしまう人は全く整理することができていない人なのです。

ここが大事なポイントね。

4象限マップを書いて、1234の仕事量をパッと書けない人と確実にパッと書ける人に決定的な差があるのです。 第1象限も第2象限も第3象限もよく分析してみると、ルーティンにはめられるのが結構あるのではないかな。ルーティンは第1象限でも第2象限でも第3象限でもないのです。 ルーティンはいつも、毎日もしくは毎週もしくは毎月やることですよね。繰り返し行われる業務を繰り返していれば生産性は上がります。自分で勝手に踊り場を作らない限り生産性は上がっていくのです。どこかで限界は来ますが、その状態に至っていますか？至っていませんか？が、次のポイントなのです。

日々ルーティンを増やしなさいというのが僕のアドバイスです。「ルーティンだけでいっぱいいっぱいになります」と、もしその言葉が出てくるようになったらまた最初の分岐2つになるのです。キャパオーバー？いやいや ルーティンの生産性を上げることにかかってないがゆえに、いっぱいいっぱいに見えてしまう。つまり、いつの間にか話が2分岐してるのです。ルーティンの業務と象限マップの業務に分けられているのです。ルーティンの最大化イコール生産性アップに努めることによって4象限マップの仕事量は減るはずなのです。 行きつく先の究極地点は第一象限をなくしてしまうということです。もしその姿を実現できればいつも余裕の中で仕事をしていることになりますね。自分の解釈でどうやってルーティンを最大化させていくか、それが完璧になればなるほど人に触れるという風になっていって岡部さんに部下ができていくということになります。 システムでやった方が早い業務を紙で管理している業務がたくさんありますね。僕はどんなに面倒でも紙できちんと出来るようになってから、システムに踏み出します。

紙で出来ない人たちがシステムを組んだところで意味がないと僕は思っています。システムが機能し出して、システムを使いこなせるようになって生産性は飛躍的に向上しますね。これは現場からのオーダーで出来ることで、その先にあるのはAIを駆使してという風になっていきます。 そうすると自分に残る業務とは何だろう。行きつく先はシステムが組まれ、AIも導入され、ちょっと見方を変えれば自分の業務だったものが生産性の向上と引き換えにAIに奪われていくのです。現実は1つですが、見方を変えればそのようにも取れるのです。それで自分の仕事が楽になるという観点はありますね。

しかし、AIの進化は多分そこで止まらず、自分の仕事が浸食されていくのです。

自分の価値を会社・組織に示す仕事とは何だろうとなっていくのです。 真剣に考えれば考えるほど僕が先に示している必要となる能力に辿り着くはずなのです。これからの時代はその点も踏まえて、ルーティンの増やし方、第1象限の減らし方、第2象限の推進の仕方、第3象限のさばき方、第4象限という劣後順位の決め 方を岡部さんの頭の中でどんどん取り入れて日々の業務に生かしていくということが大事になってくると思います。