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今回のテーマは「業務の整理整頓術」
広義のポイントは「脳内面と物理面での整理整頓術」課題が出ている。
この課題を出す・出さないによって評価が下がることはないが、出して良いものだった場合は好意的に捉えていただける。
場合によっては良い評価として確定する場合がある。

物理面での整理整頓は3つに分けられる。

①デスクワーク環境

②書類管理

③デジタル環境

まずどこに何があるか。（デスク回り、デスクの上）

特に何があるか、100%理解してますか？ここにおいては100%である必要がある。

そして、一目でわかるようになってますか？ 今日、絶対のMUSTに必要な情報。

もしくは自分がいつもやっちまうミスを戒める何か。 それは顔を動かさず目を動かす範囲で一目でわかるようにしておくこと。

つまり視界の中に入れておけってことです。

そして、今日必ず使うって思うものあるよね。 例えば資料、ペン、計算機。

今日必ず使うなっていうものは一つの動作で手に取れるように。 つまり手を伸ばせば取れるところに配置すること。

自分の距離感っていうのがあると思うんですよ。 それは時系列です。

毎日、毎週、毎月、例えばこういう切り方をするんであれば、毎日は手を伸ばせば届くところに。

毎週は一動作。例えば、椅子の向きを変えて手を伸ばす。

毎月とした場合立ち上がって、手を伸ばして椅子に座り直す。 これを整えて仕事が始まるんですよ。

当然全てにおいてどこに何があるのかを理解しておかなければならない。 そして仕事中にくちゃくちゃになっていきます。

一日何回整えてますか？ これはまず仕事が始まる前だね。 そして休憩があるんです。 休憩から戻った時です。 本当の理想は、セキュリティのことを考えたら休憩に入る時なんだけどね。 そこまで固くする必要はないと思ってる。

要は仕事を再開するときだよね。その時には整ってなければならない。

例えば一日一回必ず使うもの。 使い終わったらどうしてますか？

参加者）同じ場所に戻しています。 毎日使うもの、ゾーンに戻している。

ところがさ、それを上にポンと置いといたら、一日使うものが三つあったとしようか。

しかもそれが書類だったとしようか。 上に戻しちゃったら。 一動作で取れないよね。

仕分けして取り出さなきゃいけないよね。次に必要なものを。 だから一番下に置いちゃうとかね。

ちょっとしたことでしょ？ でもその意識があるだけで。 頭の中がめっちゃ整理整頓されてるってわかる？

終わってポイっと置いちゃうじゃなくて今日のこれは役目終わりと、でも明日も使うから明日もよろしくねって下に置いちゃう。

毎日毎日使う書類の一番下に置いちゃう。 そんな細かいの？って思う人は整理整頓ができない人です。

後でどっかの回で教えるけど時間を制御できない人です。 実はそんなことの積み重ね。

ボールペンが出ねえとか。それで新しいボールペンを探して時間がかかってしまうとか。

実はそんなくだらんことの積み重ねで結構ロスってるんですよ。 一ヶ月という単位で見たら。

青山さん）じゃあ次は書類管理の方にいきます。

書類管理で工夫していること、どうぞ。 テーマは整理整頓だよ。

参加者）私は学校ごとにノートを作ってます。その学校ごとのノートに、ここは大事とかよく出てくるっていうところに付箋を貼って、

業務で使うときとかにパッと探せるように整理整頓してます。

で、そのノートたちをファイルボックスに立てて、付箋が見えるように置いています。

まとめてデスクと壁の隙間に置いてます。

青山さん）いいね、どんどん言って。

参加者）私は付箋とテプラを活用しているのと、時系列で必要な頻度とその時の会社の状況やトレンドによって順番を変えたり、

自分の理解度によって順番を変えたりしています。

青山さん）なるほどね、いいんじゃない。

首脳陣）僕はメモを書くときとかは基本的にノートに全部書くようにしてます。

なんかの裏とかだと「どこいった？」ってなってしまうので心がけてます。

あとは紙の書類に関しては基本的にあまり出さないようにしてます。

青山さん）どうするの？

首脳陣）単純にデータで格納したり見たりできるようにしてます。

出すと整理する量は増えるので、今出してるのは首脳陣タスク一覧ぐらい。それ以外はほぼ出さないようにしてるなという感じです。

これは工夫なのかわかんないですけど、整理するものを少なくするという工夫をしています。

青山さん）なるほどね。他の人は？

参加者）私は今、皆さんの話を聞いてそうしようと思ったんですけど、私がやってるのはコーナーを分けることぐらいです。

例えば、さっき言ったマニュアルのコーナーがあって、ノートの一番上にパッと見たら「これはこのマニュアルなんだ」とわかるようにしてあります。あと学校のコーナーを作ってあって、それもノートを見たら「これは何学校なんだ」とわかるようにしてあるんですけど、

付箋までは貼ってなかったので、だいたいこの辺に書いてあったはずぐらいで探していました。

今後は付箋を活用しようと思いました。

青山さん）なるほどね。Hは？

参加者）はい。僕はMさんと一緒で、学校ごとにノートを分けてるくらいしかやってないです。

青山さん）ほぼもう書類ってない？

参加者）はい。タイムマネジメントシートとノートぐらいです。（次へ続く）

青山さん）なるほどね。これは教えておいた方がいいかもしれない。

あえて“書類化するもの”を決めておいた方がいいと思うよ。僕の持論だけど、パソコンを使ってる人ってバカになるんだよ。

僕からすると「一覧性のなさ」によって全体把握ができない。だから思考も“点の思考”ばっかりになるんだ。

首脳陣ミーティングで僕の言動を知ってる人はわかると思うけど、「これ書類にしてくれ」って言う時があるよね。

特に俺が一番恐れているのは契約書の類。デジタル画面で見るのと紙で見るのは変わらないはずなんだけど、それでも僕は「紙にしろ」って言う。

結構高い頻度でね。なぜかわかりますか？

契約書って一枚で終わらないよね。なんとなく3枚、4枚って続くじゃない。

例えば「第2条」と「第40条」、僕はこれを“同時に”見るんだよ。「ここでこう絡まってるな」「よし」と。

逆に「これに絡まっているのがないな」ってことも確認する。言ってる意味、わかるかな？

参加者）はい。

青山さん）僕は基本的に“承認する側”なんだよね。君たちも品質チェックとか最終チェックっていう業務が日常的にあると思うけど、

首脳陣にいつも徹底して教えているのは、「目に見える状態になったものだけを見ちゃダメ」ということ。

抜け漏れ、足りないもの、それを見極めなければいけない。 でもデジタル化されると、どうしても“目に見えるもの”だけを評価してしまう。

だから見落としが増える。 「目に見えるものを見ようとしてたら、ただのバカだ」と僕は言ってる。

“抜けているもの”“足りないもの”を見落としがちになるんだよ。 だから点を見ながら、木を見ながら、森を見ながら、前から後ろから見ながら同時にも見たりする。

そうやって“抜け漏れ”を見つけるんじゃない？その時一覧性のなさ。

デジタル状態になってたらさ、めっちゃ効率悪いってわかる？

参加者）はい。

青山さん）で、あとみんなが大好きなスプレッドシート。スクロールしなきゃいけないね。

参加者）おっしゃる通りです。

青山さん）何が何だかよくわかんねえ。もうちょっと一覧性を担保したいと思ってさ。

縮小表示したら今度は文字が見えなくってさ、困った経験ありません？

参加者）あります。

青山さん）スプレッドシートを緻密にすればするほど、列と行が増えてってさ。もう全然全体が把握できねえと。

めっちゃ無駄な時間使ってない？A3で一枚印刷しときゃなんてことねえんだけどさ。そういう経験あるでしょ。

なので、これはこうしろっていうことじゃないんだけど、君たちへお勧めする整理術の一つとして、あえて書類化するものを決めておいた方がいいよ。

僕は昔の人間なんで年寄りなんで、紙の使用率は高いです。すごく高いです。

首脳陣に共有しているのは、これなんかはタスク管理なんだよね。必ずプリントアウトして目の前に置け。

ミーティング中に必ず目の前に置け。今日はKさんしかいないけど、見ないよね。

だからもうあえて時間を取って全部上から下まで全部見ろ、今すぐ見ろって。

一行一行に、一項目一項目に責任持てと、言わなきゃいけない。

つまりは表にまとまってる時点で安心して、もうほとんど見てない状態になる。

デジタルにしちゃったら余計見なくなるってわかる？一応これをZ世代までは、僕の言葉は通じることは検証済みなんだよね。

これは俺が古いのかなって思ってたわけ。でもZ世代までは通じるんで、皆さん全員に通じるってことだよ。

ここはアドバイスね。こうしろっていうことじゃないけど、こうした方がいいと思うよ。

あえて紙にするものを決めておきなと。自分の仕事環境において、これはデジタル管理、こっちは書類管理だと分けられる。

悩むものある？ちょっと思い出してごらん。いたずらに書類ばっかり増やすとこれはまた良くないんだよね。

青山さん）みんなが落ちる罠を教えてあげるね。更新性の高いものはデジタルに置いておきたいんですよ。

まあ当然だよね、デジタル上ですぐに更新できるほう。でも更新性の高いものほど、変化が激しいってことなんだよ。

変化が激しいからこそ、全体の把握が必要になってくるんですよ。変わるところだけしか変わんないんだけど。

もう脳の中で変わったところだけしか、注意が行かなくなって、全体を捉えられなくなるんです。

しかもそれは更新性の高いものなんですよ。なんかタスク管理とかでもさ、更新性めっちゃ高いよね。

更新されたところだけ、変わったところだけにどんどん気がいってさ。

一覧表に載ってんのに、このタスクが抜けてたとか、経験ありませんか？それは脳の動きがそうなってるから。

さっき説明したような脳の動きになるから、しくじるんですよ、これ。罠にはまってる人いませんか？

更新性が高いからデジタルに置いておきたいんですよ。でも更新性が高いからこそ、変わったところ、更新箇所にだけ気がいって、

全体を捉えられなくなって、一覧性を担保できず、全体を捉えられなくなって、書いてあるにもかかわらず抜け漏れが発生してしまう。

実はそのミスが一番痛いことじゃない？日常の業務の中で、おそらく仲間にも迷惑をかける。

確率が異常に高い、なぜなら更新頻度が高いものは重要なことだから。論理証明したつもりだけどいかが。

さあ、これをどう扱うか。Kさんはほぼデジタル派だよね。今言った、これの課題。

罠にみんなはまってるんだよって、ハマってる理屈を論理的に証明して見せた段階です。

これにおいて、Kさんはどういう対処をして、日常の業務を行ってるんですか？

首脳陣）対処としては。確認のルーティン時間をちゃんと確保しています。

ただ、結局首脳陣タスクとかも漏れてしまっていることがある。

青山さん）それはね、一番いい対処法なんですよ。確認の頻度を上げてるんですよ。なぜいいかわかる？

自分で決めて確認の頻度を上げてる。多分定時確認もしてるんだろうと思う。そこまで行くと全体に意識がちゃんと行くんですよ。

なんで、頭の中に残ってるんですよ。だから抜け漏れが起きる確率はだいぶ減るんですよ。

言ってる意味わかる？俺は経験、確認ができないから物理的にだから紙で落とせっていうのと、秘書のKさんをすごく利用している。

Kさんにこういう形でこれ送っといてって。で、仕事が始まる前に10通以上、LINEが来る。それがもう僕の朝の確認事項なんだよね。

そういう工夫を僕はしています。皆さんはこの罠にはまった経験があるし、今もはまってる、あってしまっている経験も多分あるでしょう。

どう対策を練りますか？という観点において、どんどん当てていって。

参加者）いつもやっているのは情報が更新された際に私は文字にすることで頭に入るので、

例えばスマホのメモでもよく文字にして、その時にスプレッドシートとか全体を見て、ここ変わったんだなと頭に入れ込むことをしている。

今後それをなくすために...  

青山さん）いやなくすためじゃない。整理整頓ができればいいだけ。

今、実は自分で気づいてないんだけど、ベストの回答をしてるんですよ。 デジタル管理はデジタル管理、アナログはアナログ、と頭に入れてしまいます。 その時に処理を終えてしまいますっていうことなんですよ。

これができる人がいないんですよ。画面上で見てわかった気になってあ、オッケーって。

そのオッケーっていうのは軽いオッケーなんだよね。しかも変わったところしか見てないんだよ。 Kどうだ？

参加者）ここまで教えていただいたことほぼ何もやってないなと思いました。

青山さん）抜け漏れがあるにもかかわらず、別のところにも手を伸ばすから、 土台がどんどん崩れていくってわかる？

頑張ってなんとか元サヤにしてるだけで、 普通に日常的にちゃんとしていれば積み上がっていくんだけど軽いんだよ。

一つの事象が変われば、そのことがどこまで影響を及ぼすかって頭の中で巡らしてる。 俺の域までいってる？

どこまで影響を及ぼすかまでちゃんとたどり着けたら、なぜこの変化が起きたかっていう意図を完璧に捉えることができる。

それが僕は秒なんです。これもインプットの一つなんだけど、”情報が変わった”。

例えばすごく日常的だと、一つの案件が遅れてるっていう情報が入ったとするじゃん。

おそらく日常茶飯事的に飛び交ってる情報だよね。はい、どこまで想定してますか？Kくん。

参加者）まず今進捗中の案件すべての影響範囲を考えます。

後は部署単位で考え、業務が遅れることで何の業務が遅れるかまでを、業務の範囲まで考えます。

参加者）自分が想定できているのは案件Aが遅れるとしたら、じゃあ案件BとCも遅れそうだな、

他に社内のプロジェクトが合ったらそれも遅れそうだなっていうところまでです。

青山さん）なるほどね。じゃあ僕の場合です。 A案件が遅れてる、ING案件全て、そしてINGに突入寸前案件、もう全てです。

そしてそこに関わる人材すべて、シフト、ナウの体調、あの人死にそうな顔してるとな。

今日明日はきっと使い物にならんな。ナウ情報を全て頭の中で整理します。 その時にパソコンの画面なんか頼ってたらさ、

ING案件全て、ING直前案件全て、そこに関わるメンバー、もうものすごい数になるよね。

シフト、体調、モチベーション、コンディション。 デジタル化できる？

参加者）できないです。なかなか難しいと思います。

青山さん）実際そこまでやってる。言われてみたら当たり前と思わない？もうゆとり計画なんかないよね。

プラス当日欠勤だよ。Kさんはそれをやってんだよ。でもそれはほぼ全員ができなきゃいけないんだよ。

言ってる意味わかる？これも僕が言ってる整理整頓なんで、ここに時間がかかっていると、考えられてない、及んでないっていうのも、

整理整頓ができてない方ができてないからなんですよ。

日常茶飯事的に案件が送れるっていうのは飛び交ってるんですよ、我が社には。

でもそれをきちっとコントロールできる状況を把握して、コントロールできるのは、我が社ではKさんだけなんですよ。

これってやばいことじゃない？これがもし案件じゃなくてプロジェクトだとどうなる？

そのプロジェクトに関わる取引先、協力者にまで影響は及ぶよね。プロジェクトが終わっちゃ困るんで、

そういう外部の人のコントロールはもう全部俺しかできないんだよ。

だから首脳陣ミーティングで言ってるのはちゃんとここは間に合わせろよってとかさ。もう内部の案件だったらまだ内部だけなんだよ。

納期遅れにならん限り、客に伝える必要はないからね。計画から遅れるっていうだけでも影響の範囲大きいでしょ。

でもプロジェクトが遅れるってなったらもう、たまったもんじゃないわけですよ。

だから、ほぼ全てのプロジェクトは僕が絡んじゃってるよね。任したいんだけど、遅れる時もあるからさ。

その遅れたという現実に対する対応対処、リスケジュールだよね。

リプランニングって言った方がいいかもしれない。これができるのがいないから、全体において僕が絡むしかない、いうことなんですよ。

理解できました？

参加者）一点深掘りして教えていただきたいです。 ING案件全て、そしてINGに突入寸前案件の把握は自分も日常的にやっています。

シフト・体調・モチベーション・コンディション、そして当欠というのも一応確認はするようにしているが、思考に入れてない。

現状人材の対策が何もなくて、この人今日ダメだなとか当欠になったとかで何か策を打とうとしても打てない。

遅れるのがわかっていながらそのまま進めてその日の結果がでて、次の日また調整するって言うのを続けている。

青山さんはわかった時点でどういうことをされているのか？

青山さん）今は何も今は何もしてないよ。今見て見ぬふりをしてます。 首脳陣がやってもらわなきゃいけないから。

で、首脳陣に下ろす前の時代がありました。 あの時どうだった、何々が遅れてるって俺が見つけた瞬間に何が起きてた？

参加者）見つけた瞬間にもう再差配が走ってたと思います。

青山さん）今やってる業務も止められたりとかな。バーンってリ、プランニング、リスケジュールを一瞬で行って、全情報を一瞬で集めて。

さっき言ったね、影響範囲。 要所要所を直接確認して。よし、こっち入れ！お前そこもいいからあいつにパスしろ、お前こっちやれ。

バーって、民族大移動みたいになってたよな。 だから遅れるって思った瞬間に報告しやがれ、この野郎！ってなるわけよ。

要するに何をしたかって知った瞬間に最適化をしてました。全体の調和をとったうえでのね。 回答になった？

あと時空ですね、週末まで持たせる。1案件が遅れたから今日どう生きるじゃないんだよ。

みんなだいたい今日明日をどう生きるってなるんだよ。考え方は土日で追っつかせることができるから、金曜日までどう持たせるか。

この陣容の中で、でさらなる遅れ、もうどれだけ想定できると、どこまで許容できるっていうのも読み切って差配をしてます、その瞬間に。

受託時代を知っている人はわかるはず。あれで崩壊したことがあるか？

参加者）ないです。崩壊せずに済んでました。

青山さん）それぐらいの状況を把握能力そして判断力。で、人材の能力と、コンディションモチベーションの把握が

掛け合わさらん限り組めないんだよ。 組んだところで計算通りいかなくって、組んだ尻から崩壊していくみたいなあの皆さんの計画ってそうでしょ。

それを一週間でいいんで最大ね。月曜日にことが起きちゃったらさ、金曜日まで5日間持ちこたえられるような想定をしなきゃいけないんだよ。

金曜日に起きた方が楽なんだよ。 そういう経験あるでしょ。土日で追いつかせますとか。

だから休み明けの休みボケとか俺は許さんって言ってるわけよ。 休み明けの月曜とか全体朝礼で今日が決まるんだ。

君らからしたら極論に聞こえてるかもしれないけど、そういうことなんだよ。

やっぱり日々マネジメントを考えている人間は、ほぼ全員ここにたどり着くんで。休み明けで決まっちゃいますよね、その週が。

青山さん）まずはフロー管理なんですよ。 未処理、処理中、完了、保管の4段階分類です。

次に四象限マップ。 第一象限、第二象限、第三象限、第四象限での管理書類。

書類管理の方法ね。色分けの、ラベリングとか、ファイル分け、紙ファイルあるよね。 あとはクリアファイルか。

これクリアファイルにポストイット貼ってるんですよ。 ポストイット、剥がれ落ちちゃうじゃん。

なのでポストイットの上にセロテープ貼ってるんだよ。 もうクリアファイルの時はパンと持ち出せるようにしてるんでね。

なんだけど、手書きのノートあるよね。ひと動作じゃ終わらないはずなんだけど。ページめくらない、どこだっけ。

でも自分では覚えてるはずなんだよ。ノートの1ページの4分の1ぐらいの大きさで確か記した。

でも見つかんない時あるよね。二往復しなきゃいけない時とかあるよね。

あれどこだっけ？あれ？あれ。これ全部無駄だよね。どうする？

ノート上でそこまで工夫ができるんだったら頭に入ってるはずなんで、ほとんどノートいらなくなると思う。

でもなかなかそうはいかんよな。 スキャンしてデジタル化できるものはデジタル化しちゃえばいい。

ノートの扱い、ノートのまま存在させることも大事だよね。だけど、この内容はここの項目に実は入れたいと。

あるけどノートだからさ、パッパって移動できないよね。でそこに登場してくるのがマーカーであったりとか、

登場してくるのがポストイットであったりとか、それでも結局ぐちゃぐちゃになっていくんですよ。

どうしようもなんないじゃん、と僕はデジタル化して整理整頓の加工に当ててるんですよ。

それが毎週の仕事なの。週一やるって決めてる仕事。自分の手書きのものを、どれをデジタル化し、どれをアナログのまま置いておくかとかね。

デジタル化したものは、僕だけがわかるチェックマークがあるんですよ。チェックマークつけてるんですよ。

で、ここの中に全部しまっている状態ですね。結構僕の場合図解が多いんですよ。パパパパパパって図解しちゃう。

何度か見返してるうちによしと思ったら、パワーポイントでちゃんと図解を作っちゃう。

これも週一の業務です。よくポンと紙に投げたりするよね、図解を。そういうことをやっています。

なんでもう一回行くね。 一つ目はフロー管理だよね。未処理、処理中、完了、保管。

四象限マップで色分けのラベリングとか、プロジェクト別とか期限別だよね。

どれで管理するのか。もしくは管理方法が組み合わせてっていうのもいいと思う。 はい、具体的にどうするか一つ答えてみ。

参加者）僕の場合は一番重要な制作コンセプトシートかと思います。

それを

・未処理（制作コンセプトはやったけど、設計していない案件）

・処理中（制作コンセプトはやったけど、今設計中の案件）

・完了（設計が完了した案件）

・保管（実際に制作も終わった案件）

というふうにフローで分けて管理していこうと思います。

青山さん）じゃあヒントを教えてやるよ。そこまで行って最後保管状態になるよね。

その制作コンセプトシートをコピーするんです。二つ作るんです。業種別とニーズ別でファイリングを重ねていくんです。

この業種、一つの業種。建築だったら建築、リフォームだったらリフォームの制作コンセプトシートのファイルが重なっていくんですよ。

それを月一回眺めるだけで、どんだけ頭が整理されるかわかる？これデジタルに収めてたら整理できないんだよ。

これもわかる？皆さん。今自由自在に使いたい情報はデジタルの方が優れてる。

でも頭の整理整頓には紙の方が優れていると思って。一番大きいのは一覧性、そして同時に見れる。

ニーズです、集客ニーズだとしたときの制作コンセプト。そこには案件名も全部載ってるからさ。サイトまで開いちゃったりできるよね。

そういう観点でサイトを見ていくっていうのも大事だよね。そのファイルを眺めているだけでも勉強になると。

頭の整備整頓だってできる。首脳陣）四象限マップをちゃんと作ることをやろうと思います。

結局ちゃんと継続してやるってことができてないので。

青山さん）多分ね、君らの整理整頓ってさ。お部屋の片付けと同じだと思うよ。

（パターン①）毎日お部屋の片付け、掃除をやる人は習慣になって毎日やっている

（パターン②）でもちょっと散らかってきてなんとなく不便を感じるとか、そうなった時に思い立ったように片付けをする。三日後にはまたいつもの状態に戻っている

（パターン③）二つ目のパターンが誰かが来客する。例えば家で仕事してるんだったら家に誰かが来るってなった時に部屋の掃除をする

多くの人は2番目か3番目なんですよ。うちの場合主婦が多いからね。

なんせ子供にも部屋片付けなさいって絶対やってるはずなんで。絶対やってるんで言ってる以上自分もやってるはずなんですよ。

だから整理整頓情報の整理整頓のメソッドをちゃんと落とし込めていれば、仕事の生産性は異常に上がると思ってる。

参加者）実際あまりうまくいってないです。同時並行にいろんな家事をしているとぐちゃぐちゃになることがあります。

青山さん）僕は洗濯物を干して取り込む時に実はもう畳み終わってるんですよ。

まず洗濯する前の服は洗濯かごに入れるよね。僕の場合は服やタオルを畳んだ状態で、洗濯かごの中に入れるんです。

洗濯を回すときにカテゴリ別にネットに入れる。 そのカテゴリーはどういうふうに分けてるかって言ったら、

これは干すもの、ハンガーにかけるもの、たこ足に吊るすもので分けてカテゴライズしてるんですよ。

干す順番も決まっていて、まずはバスタオル、次はハンガーにかけるもの、次は最後はたこ足に吊るすものの順に干すんです。

取り込む時はベランダから一歩歩いたところに、洗濯物を置けるスペースがあるんですよ。

そこで一個一個もう畳んじゃうわけ。なんで全部取り込んだ時には畳み終わってるわけ。しまうの一瞬だよね。

僕の場合は三箇所なんです。ウォークインクローゼットがあるんで、そのままハンガーでかけるもの。

水回りに持っていく水回りの収納のところに置くもの。靴下とかハンカチとかパンツとか引き出しの中に入れるもの。それで終わり。

主婦はうわーってなってる時間があったらさ、動いた方が早いから、自分の型があるんですよ。

これを日常の主婦なんて俺天才だと思ってるんだよね。子供が突然泣くとき、かまってちゃんが発症する時一番めんどくさいわけですよ。

そんな状況下で家事やって、仕事やってんだぜ。すごくね？で必死でシフト守ってんだね。

なのに誰かが遅れたとか欠勤したとかでそんな状況下でシフト足してくれとか平気で言われるんだぜ。すごいと思わない？

本当に俺主婦の人ってすごいなと思ってるから何としても守りたいと思っているわけだし。

ちゃんと力をつけてもらいたいと思ってるんだよね。この日常でこんな大変な状況下でちゃんと仕事もやってんだから。

仕事の中もそれをちゃんと導入したら、当たり前に主婦の人はめっちゃ仕事できるはずなのに。

家事と育児でやっていることをそのまま業務に置き換えるっていう発想概念がない。

っていうことははっきりしたのね。こうやって学校やってて。

じゃあそこを

①ロジック立てして、

②普段日常の例え話から業務に落とし込めるように、まず思考を変えてあげないといけない

③そこから具体的な方法を教えてあげる

④そして方法だけじゃなくて、実践法まで教えなきゃいけない。

⑤実践法に従って実践したことのフィードバックもしてあげなきゃいけない

⑥それを習慣化まで染み込ませなければいけない、って思ってるわけですよ。

で、今は二つ目の”思考”の段階です。これだけ学校をやっててまだ二つ目にしか進めてないです。

今回からちょっとロジックのロジックがきつめの学校に変わっていくから、思考から方法論に少しずつ移行していくフェーズになります

青山さん）はい、じゃあ3つ目のデジタル環境。

デジタル環境の整理整頓にはどんなアイデアがありますか？

参加者）デジタル環境の整理整頓は、まずデスクトップでよく使うものを置いておいて、ワンクリックでそこにたどり着けるようにしておく。

あとは僕がやってるのはスプレッドシートやドキュメントとかよく使うもののリンクをバーっと貼っておいて、

よく使うものはそのドキュメントを常に開いていてそこから飛べるようにしている。

あとはパブリックとかのフォルダの管理と、ブラウザのブックマークバーを活用しています。

参加者）パソコンの、まずデスクトップの整理整頓と、デスクトップを使う場合はショートカットの利用。

それから同じくブラウザのブックマークを活用しているのと、ブックマークやショートカットだけし続けると延々と増えたりするので、

そこの定期的な見直しはしています。

参加者）はい、ありがとうございます。私の場合は、まずこれまでに発言いただいた方々がやっていることに加えて、

入力環境もできる限りショートカットを活用して入力の手間を省くようにしています。

参加者）はい、まず僕の場合は可能な限り一箇所に入力するというルールを作ってます。

10,000円のシステムですけど、タスクからメモから可能な限りそこに置くと、その中は整理整頓して管理されているので

それをそのまんま一緒に仕事する人にシェアしているっていうのが大前提で、そこからあぶれるものに関しては、

一つはブラウザー系、グループの機能っていうのがあるので、それを活用してます。

この作業をするときに必要なURLのセットを作って、それをやるときに一気に開くと、書類関係に関してはMacはもう検索が優秀なので、

ファイル名のところですぐ引き出せるようにっていう工夫をして置いておく。

必要な時に、この単語で検索したら一気に出てくる状況を作ってます。

青山さん）もうみんな。それなりに工夫はしてるよね。

首脳陣）僕は結構入れるファイルが少なくてですね。まずよく使うもの3つぐらいのフォルダがあって、あとはプロジェクトのナウのもの。

それ以外は結構ゴールデータっていうので、いろんなところに。全て重要なもの以外は全部そのデータに打ち込むと、

デスクトップは常にきれいにしてるっていうぐらいの管理なので、そんなになんかめっちゃ細かくとかはやってないです。

青山さん）なるほどね。それはお前だから成り立つんだよ。そうなんです。お前だから成り立つんです。

基本ノート派って自分で言ってるぐらいだから、デジタル依存が少ないっていうことなんですね。

だから人が聞いたらそんな大雑把でいいんだって思っちゃうけど、ノート派っていうことはさ、常に頭を動かしてるってことなんだよ。

だからそれで成り立ちます。これ勘違いしないようにね。Kさんが言ったことは一切参考にしないでください。

大きく、まずフォルダの構造なんですよ。どれだけ標準化できるかなんですよ。

で僕が現場に降りてたとき、今はもうやってないんだけど、現場に降りてた時、何をしてたかっていうとフォルダを9つに分けてるんです。

一つは今Kさんが言ってた、”ナウの案件”とか。今から順番言っていくのでメモとってください。

①指示・目的・目標系

→いつ誰から降りてきた指示なのか、その意図は何か、ゴールは何かをまとめる。 業務の中で悩んだり、迷ったりすることがあってもフォルダを開けてもう一回見直してよし、ブレないようにしなきゃとか、ここは悩むポイントじゃないっていうのを自分で自己解決するために書く。

指示が降りたら目的、ゴール、目標まで書ける。で目標に日付を入れようっていう概念も出てくる。

なので二つ目の時間軸に移行できるわけ。

②時間軸進捗管理系

③進行中プロジェクトにおける関連情報

→引き継ぎをイメージした情報整理

④待機案件に関わる関連情報

→引き継ぎをイメージした情報整理

⑤完了案件関わる関連情報

→次どう活かしていくかの無限連鎖のネタ

⑥テンプレート・雛型

→⑤までできたらパターン化できるやつはテンプレートを雛形にしておけばいい。

⑦マニュアル系

→⑥まででこの辺ちょっとマニュアル化しておかないとまずいなとマニュアル化してまとめる。

⑧参考資料・データ系

→⑦で思考をまとめたり業務を推進するのに役立った資料・データを保管する

⑨報連相系

これらは流れになっているが、整理する順番はできそうなもの、わかるものからで良い。

大事なのはこれが完成しないと意味がないということ。 フォルダっていうのは要はファイル名が命。

明確に規則を作っといた方がいいんです。 つまり基本とか基礎じゃなくて原則の部類なんです。

例えば、最初に年月日、2025…って言う数字を入れるとか。タイトルとバージョンとか。

これを部署単位、会社単位で統一できればすごくいいよね。 これをきちっとすることで検索性がめちゃくちゃ活きてくる。

Mさん

今日は“整理整頓”の物理的な側面を学びました。デスクや書類、デジタル環境を見直してみると、

やったつもりで継続できていない部分が多いと実感しました。特に“変化の激しいものほど全体の把握が必要”という青山さんの言葉が印象的でした。

更新性の高いものをデジタルに置くだけでなく、俯瞰して見えるように工夫していきたいと思います。

また、未処理〜保管のフロー管理をプロジェクト別に見直し、整理整頓を実務に落とし込んでいきます。

Sさん

自分は今まで“整理整頓”をほぼしてこなかったことに気づきました。逆に言えば、伸びしろしかないと捉えています。まずは今日学んだ基礎を忠実に実践します。特に“やって満足して終わらない”という課題を意識して、継続できる仕組みを作ります。 今日から物理面の整理をすぐに始め、継続的な習慣化を目指します。

Mさん

自分は完全にデジタル派でしたが、一覧性や並列思考の重要性を改めて痛感しました。システム開発では紙に印刷して確認した方が効率が良いこともあり、青山さんの“紙の一覧性”という話が非常に腑に落ちました。 今後はデジタルだけで完結させず、紙に戻して全体を俯瞰する工夫を取り入れます。既にうまくいっている業務も、紙ベースで見直して改善していきます。

Tさん

パソコン上で“検索で見つかれば良い”という思考に偏っていて、一覧性を失っていたことに気づきました。紙とデジタルの使い分けを意識し、どこまで紙に落とすかを再設計します。 また、“未処理〜保管”のフローを色分けとラベルで整理する方法が自分に合っていると感じました。 さらに、社内データのファイル名について、社外にもそのまま出せる状態に整備する必要を痛感。早急に全社的な改善に取り組みたいです。」

Wさん

僕も整理整頓ができていないと感じました。特に制作コンセプトシートの管理が重要なので、フローで管理し、ニーズ別・業種別に分けて保管していきます。 デスク周りも“毎日・毎週・毎月”で整理サイクルをつくり、物理環境とデジタル環境の両方を整えます。 皆さんの意見も参考に、実務での整理整頓を習慣化していきます。

Yさん

もともと分類や整理は好きですが、今日の講座で“爪が甘かった”と反省しました。業務の整理をより効率的に進めます。 また、補修対応の管理方法を考えていたところだったので、今日学んだフォルダ分けをそのまま活かせそうです。 今後は定期的に棚卸しの時間を設け、理解度が可視化できるような整理体制を作ります。


Oさん

物理環境・書類管理・デジタル環境の三要素を自分の業務に照らして整えます。特に“線の活用”“書類化の線引き”を見直します。

また、週に一度の棚卸し時間を確保して、日常業務の中で整理整頓をルーティン化します。

情報整理やToDo整理も含め、抜け漏れを防ぐ体制を作ります。

Kさん

整理整頓は意識してやっているつもりでしたが、日常で抜けると他の部分に影響することを再認識しました。

行動そのものが“整理”になるレベルまで習慣化させたいです。 講座全体を一覧化し、各資料の置き場を決めて管理を始めました。

9つのフォルダ分けもすでに設定済みです。 今後は業務効率化とチームの成長の両面で整理整頓を実践します。

青山さん

整理整頓は“業務効率化”のためにある。できていないではなく、できなければならない。

個人の整理整頓は“基礎”であり、チームの整理整頓は“原則”です。

個人のための整頓から、チームのための整頓へ。週一の棚卸しを習慣化し、生産性を高めていきしょう。