必殺238｜業務に漏れが出るので全体を把握するコツが知りたい | 必殺！仕事(ビジネス)塾 | 株式会社ガーディアン｜141億のデータで中小企業を勝たせるWEB戦略データ・カンパニー | 株式会社ガーディアン｜141億のデータで中小企業を勝たせるWEB戦略データ・カンパニー

Q：執行役員／ 経営参謀室 室長　紀井さん

私がスクスク事業部の部長になってから、早2ヶ月が経過しております。今までとの違いとしては、全体を把握するということで、把握の範囲がものすごく広がったということと、それに伴ってタスク量が増えています。まず全体を見る、把握をするというところで、記憶するどころか記載もしきれないような状況に陥っていました。そこで青山さんにアドバイスいただき、1日ボードというものを開始しました。それでも全体把握をしきれないという状況にさらに陥っていきました。なので、派生で継続ボートという、マス目上にカテゴライズして、そのカテゴリーごとのマスの周りにそれに関するタスクや把握しなければいけないことを書きました。各カテゴリー名が書いてあって、その周りに関連する業務やタスクを書き込むようにしています。これによってかなり自分の中の全体把握力というのが上がってきました。要するに一覧性がすごく大事だということで、このような付け方をして、さらに急いでやるものや重要度の高いものに色付けをして分けます。これを毎日更新して毎日印刷して手元に置いて進めています。このような表を使いながら自分なりに全体把握の工夫をして進めてきました。ただ、これには時間軸というものがないので、まだ漏れが出てくる可能性があります。さらに全体把握をするコツ、アドバイスをいただきたいと思います。

青山Answer：

タスクが終わったら処理はどうしていますか？

Q：執行役員／ 経営参謀室 室長　紀井さん

 セルを灰色にして残すようにしました。

青山Answer：

それではマス目がどんどん増えてしまいますね。結局同じことになりませんか？ このマトリックスの表は不完全なのです。全体を把握しようというものであって、目の前の事案を処理するものではないのです。1つを持って全てに対応できるフレームワークにはなっていないのです。自分でも弱点に気づいているように、時間軸がないがゆえに対処の仕方がないのです。紀井さんの場合は1日ボードと継続性ボード、この両方が必要だと思います。継続性ボードはすぐに更新する必要はないです。1日1回更新すればいいです。でも1日ボードはその瞬間瞬間なのです。紀井さんはメモを取るのが早く、能力は高いです。ただメモを取る習慣がないだけなのです。何でも書くようにしたらいいのです。そして1時間に1回整理するのです。そして自分のところにボールがないようにします。どこにボールがあるかをそのメモ書きの横に書けばいいのです。時間軸が厳しいものは締めの時間を書きます。そして1日ボードで自分が知らないことはない、そうなったら終われるのです。とにかく全部メモをしたらいいのです。 そして人と話す時間を1/5にする、差配するのに時間をかけすぎたらよくないです。そして自分のところにボールを持たない。全部振り切る。そうすると自分で余裕を持って確認に行けるのです。