議事録の作成方法とそのポイントについて
【目次】
1.議事録の目的 |
2.議事録作成のコツ |
3.議事録作成のフォーマット |
4.さいごに |
1.議事録の目的
業務内で議事録を作成される方は少なくないと思います。
議事録にはどのような目的があるのでしょうか??
その目的は多岐にわたりますが、主に以下の3つが挙げられます。
1、情報の正確な記録を残すため。
会議や集会では様々な議題が議論され、意思決定が行われます。
しかし、参加者が話した内容や採択された決定を正確に記録しておかなければ、「会議で言ったはず」、「聞いていない」というように、後で混乱や誤解が生じる可能性があります。
議事録はそのような混乱を防ぐために不可欠なツールとなります。
2、参加者や関係者に情報を提供するため。
会議や集会に出席できなかった人も、議事録を通じて議論の内容や決定事項を知ることができます。
これにより、情報の共有と透明性が確保され、全ての関係者が同じ情報を持つことができます。
3、将来の参照や振り返りに役立てるため。
議事録に記録された情報は、将来の意思決定や計画立案に活用されます。
会議で何が決まり、何が決まらなかったのか、また、いつまでに誰が決めなければならないのかといったことが議事録で正確に共有されていることが重要です。
過去の議論や決定を振り返りながら、今後の方針や戦略を立てる際に、議事録は貴重な参考資料となります。
これらの目的からも分かるように、議事録は会議などの重要なアーカイブとして機能し、効果的なコミュニケーションと意思決定を支援します。
そのため、正確かつ詳細に記録されることが求められます。
2.議事録作成のコツ
議事録の作成において、正確でわかりやすい議事録を作成するためには、以下のポイントに留意することが重要です。
1. 準備をしっかりと行うこと 議事録を作成する前に、会議の目的や議題、議論のポイントをしっかりと把握しましょう。
参加者が何を話し合うのか、どのような流れで進行していくのか、アジェンダを把握することで、議事録の作成がスムーズに進みます。
議事録には、「日時」「場所」「参加者」「会議タイトル」「議事録作成者」などの情報を記載します。
このような情報は会議前にわかっている場合がほとんどになるため、事前にまとめることができます。
2. 詳細かつ正確な情報を記録する 議事録は、議論や決定事項を正確に記録することが求められます。
重要な意見や提案、採択された決定、今後発生するタスクなどを漏れなく記録しましょう。
発言者も一緒に記録することで、議事録の信頼性を高めることが可能です。
3. 簡潔でわかりやすい文章を使う 議事録は簡潔でわかりやすい文章で書かれることが重要です。
冗長な表現や専門用語は避 け、明確な言葉で情報を伝えましょう。
また、段落を使って情報を整理することで、読みやすさを向上させます。
参加者や関係者が議事録を読んで理解しやすいように相手本位を心がけ、読み手にとって必要な情報がある、分かりやすい議事録を意識しましょう。
4. 時系列に沿った構成を心がける 議事録は時間の流れに沿った構成で書かれることが一般的です。
議論や決定事項がどのような順番で行われたかを正確に反映するようにしましょう。また、議題ごとに区切りをつけることで、情報の整理がしやすくなります。
時系列に沿った構成を取ることで、議事録の論理的な流れが明確になります。
5. 重要なポイントを強調する 議事録では重要なポイントや決定事項を強調することが重要です。
ボールドや色を使って目立たせるなど、情報の重要性に応じて適切な強調手段を活用しましょう。
これにより、読者が重要な情報を見落とすことなく把握することが可能となります。重要な情報が見やすくなるように工夫をしましょう。
理由を記す際には「→」、重要な項目には「☆」を用いる、重要事項で使用するカラーなど議事録全体で統一すると、全体的に統一感を出すことができ、見た目も美しく、読みやすい議事録を作成することができます。
6.数字を聞き逃さない 会議の中では、予算や売上、PV数といったWEBマーケティング分析など重要度の高い数字の話が出てくることも少なくありません。
これらの数字は、聞き間違いや漏れなどの齟齬があるとトラブルや大きなミスに繋がりやすくなるため、メモの取り忘れが無いように注意する必要があります。
聞き逃してしまった場合や、数字に不安がある場合には、質問して確実にメモを取れるようにするか、録画している場合はしっかり振り返って正しい数字を記載するように意識をしましょう。
7.5W1Hで作成する 5W1Hとは、「誰が(who)」、「いつ(when)」、「どこで(where)」、「何を(what)」、「なぜ(why)」、「どのように(how)」というビジネスでもっとも基本となるフレームワークのこと。
他のビジネス文章同様、議事録を作成する際にも5W1Hを記載することは基本となるので、しっかり意識をして議事録を作成しましょう。
8.発信する前に確認してもらう 会議中、必死にとりまとめていても発言内容の抜け漏れや数字の記載漏れなど、曖昧な部分が発生させてしまうことがあります。
しかし、議事録に曖昧な情報を記載してしまうと、読み手に誤解を与えかねないので、一緒に会議へ参加した方に内容が正しいのか確認してもらうことも大切です。
誤字脱字や記載の抜け漏れがあとから発覚して、訂正版の作成や差し替えなどといった手間が発生する可能性があるので、議事録が完成したら、不備がないか最終チェックをしてもらうようにしましょう。
3.議事録作成のフォーマットについて
基本的に会社のルールやフォーマットに沿って同じように作成する方が、読む側にとっても分かりやすい議事録となります。
特にフォーマットがない場合には、
会議名、日時、場所、出席者、議事録作成者、議題、決定事項、参考資料(URLの情報)、議論内容、懸案事項、次回議題、次回会議の日程、タスク、今後の検討内容、補足事項やメモなど がまとめられていると分かりやすいです。
4.さいごに
部署異動してから、議事録を作成することが増え、今回は議事録作成に関しての記事を書いてみました。
私たちの記憶力には限界があります。
ドイツの心理学者であるヘルマン・エビングハウスによると、「20分後に42%忘れる」「1時間後に56%忘れる」「9時間後に64%忘れる」「1日後に67%忘れる」といわれています。
つまり、議事録は会議終了後いかに早く取り組むことができるか。
もしくは会議終了と同時に共有することができるかが重要になってきます。
また、最近では議事録を効率的に作成したり、簡単にシェアしたりすることも可能になっています。
そのなかの一つである「ailead」はとても優秀なツールで、自動でWEB会議を録画し、文字起こしや音声解析をすることが可能です。
(Microsoft Teams, Zoom, Google Meet に対応)こういったツールもうまく使いこなして、業務の効率化を図りましょう。
今回紹介した議事録作成のコツの記事が、議事録を作成する際のヒントになれれば幸いです!
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