【インターン活動日記】レスポンスで学んだ「相手に寄り添う」大切さ

弊社では、お客様からいただいたお問い合わせなどへのメール返信を「レスポンス」と呼んでいます。

インターンを始めた当初は、お問い合わせに対して必要な情報を正しく回答することが一番大切だと思っていました。しかし実際にレスポンスに関わる中で、それだけでは十分ではないことに気づきました。

お客様がどのような状況で問い合わせをしているのかを考え、不安や疑問に配慮した文章を作ることも重要です。

例えば、不具合についてお問い合わせをいただいた場合、こちらが状況を確認していることだけを伝えるのではなく、「いつまでに回答できるのか」「現在どこまで確認できているのか」など、お客様が知りたい情報を考える必要があります。

インターンでは、レスポンスを書く際に、内容が正確か、分かりにくい表現がないか、相手への配慮が十分かを確認するようになりました。

こうした一つひとつの対応が、お客様からの信頼につながるのだと感じています。

メールを受け取るお客様からすれば、送信した人がインターンか社員かは関係ありません。一通のレスポンスも「会社からの回答」として受け取られます。

そのため、自分の文章一つが会社への信頼にも影響するという責任を持つことが大切です。

インターンを通して、文章の正しさだけでなく、その先にいる相手を考える姿勢を学ぶことができました。

これからもインターンでレスポンスの経験を積み、相手が安心できる情報を正確に伝え、信頼される対応ができるよう成長していきたいです。

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