【インターン活動日記】お客様へのメール対応で学んだこと

インターンでは、プログラミングだけでなく、お客様へのメール対応に関わる機会もあります。

メール対応は直接顔を合わせないからこそ、文章だけでこちらの意図や姿勢を伝えなければなりません。

以前は、必要な情報を間違えずに書けば十分だと思っていました。

しかし実際のお客様対応では、正しい情報だけでなく、相手がどう受け取るかまで考えることが重要だと感じました。

例えば、不具合についてお問い合わせをいただいた場合には、状況を正確に伝えることはもちろん、「ご不便をおかけしている相手にどのような言葉を使うべきか」を考える必要があります。

インターンでメールを作成する際は、送信前に内容を読み直し、誤字脱字がないか、必要な情報が不足していないか、分かりにくい表現がないかを確認するようにしています。

こうした小さな確認の積み重ねが、お客様からの信頼につながるのだと学びました。

お客様にとっては、メールを送った人個人ではなく「会社から届いたメール」です。

そのため、一つひとつのお客様対応に責任を持つ必要があります。

インターンを始めた頃と比べると、文章の正しさだけでなく、その先にいる相手の気持ちまで考えられるようになったことは、自分自身の成長だと感じています。

また、丁寧な対応を積み重ねることが会社への信頼にもつながります。

インターンという立場でも、その信頼をつくる一人であるという意識を持つことが大切です。

これからもインターンでさまざまなお客様対応を経験し、相手の立場を考えながら、安心と信頼につながるメールを書けるよう成長していきたいです。

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